Η επαγγελματική αλληλογραφία απαιτεί λιχουδιά, ειδικά όταν πρόκειται για επιστολές προς τον προμηθευτή, διότι ο λόγος για την ένσταση μπορεί να είναι η παράλειψη εκπλήρωσης υποχρεώσεων όχι μόνο από την πλευρά του, αλλά και από την πλευρά του οργανισμού σας.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που επικοινωνείτε με έναν προμηθευτή με σκοπό να παραγγείλετε προϊόντα από αυτόν, χρησιμοποιήστε την τυπική φόρμα αξίωσης αποστολής του οργανισμού. Εάν αυτή η δήλωση δεν δημοσιεύεται ηλεκτρονικά στον ιστότοπο του οργανισμού, γράψτε ένα γράμμα σε ελεύθερο στυλ.
Βήμα 2
Σε περίπτωση παραγγελίας διαφόρων τύπων προϊόντων σε διαφορετικές ποσότητες, υποβάλετε την παραγγελία με τη μορφή πίνακα που αναφέρει το όνομα, το άρθρο, το χρώμα του προϊόντος, εάν είναι απαραίτητο. Καταγράψτε τις υποχρεώσεις πληρωμής για τα παραγγελθέντα αγαθά, δώστε στον προμηθευτή τις λεπτομέρειες του οργανισμού σας, βάσει αυτών των δεδομένων, ο προμηθευτής θα συνάψει σύμβαση. Στο τέλος της επιστολής, εκφράστε τις ελπίδες σας για περαιτέρω αμοιβαία επωφελής συνεργασία.
Βήμα 3
Εάν η επιστολή σας προς τον προμηθευτή αφορά την ανάρμοστη εκπλήρωση των συμβατικών του υποχρεώσεων, την καθυστερημένη παράδοση αγαθών ή αγαθών λανθασμένης ποιότητας, βαθμού ή τύπου, χρησιμοποιήστε τις φράσεις "Σας ενημερώνουμε με αυτήν την επιστολή …", "Σας ενημερώνουμε… ". Δηλώστε με σαφήνεια τον λόγο για τον οποίο δεν μπορείτε να αποδεχτείτε το αντικείμενο που αποστέλλεται. Ανατρέξτε στη σύμβαση ή στην αίτηση σύμβασης, η οποία υποδεικνύει πόσες μονάδες και τι είδους αγαθά θα έπρεπε να σας έστειλε ο προμηθευτής. Σε αυτήν την περίπτωση, θα είναι ευκολότερο για τον προμηθευτή να διορθώσει το λάθος του.
Βήμα 4
Εάν η επιστολή σας αφορά την αδυναμία πληρωμής των αγαθών εντός του χρονικού πλαισίου που καθορίζεται από τη σύμβαση, ειδοποιήστε τον προμηθευτή σχετικά με την πιο ήπια, αλλά ταυτόχρονα, επίσημη φόρμα. Χρησιμοποιήστε τις φράσεις "Ζητούμε συγγνώμη για την καθυστέρηση στην πληρωμή …", "Λόγω των τρεχουσών συνθηκών, δεν μπορούμε να πληρώσουμε τους λογαριασμούς πριν …".
Βήμα 5
Πείτε στον αντισυμβαλλόμενο ακριβώς πότε σκοπεύετε να εξοφλήσετε το χρέος σε αυτόν και ότι αυτή η υποχρέωση θα διασφαλιστεί ότι θα εκπληρωθεί από τον οργανισμό σας. Στο τέλος της επιστολής, εκφράστε την ελπίδα ότι αυτό το επεισόδιο δεν θα επηρεάσει τη μακροχρόνια συνεργασία σας.
