Το κύριο εργαλείο για τη διαχείριση των χρηματοοικονομικών ροών οποιασδήποτε εταιρείας είναι ο τρεχούμενος λογαριασμός. Η αρμόδια διαχείρισή του εξασφαλίζει έγκαιρους διακανονισμούς με επιχειρηματικούς εταίρους, προμηθευτές και εργολάβους, υπαλλήλους του οργανισμού και τον προϋπολογισμό. Η ρύθμιση των πληρωμών χωρίς μετρητά μπορεί να χωριστεί σε 2 τμήματα: την εκτέλεση των συναλλαγών στον τρεχούμενο λογαριασμό και την αντανάκλασή τους στους λογαριασμούς.
Οδηγίες
Βήμα 1
Οι μικρές επιχειρήσεις, κατά κανόνα, δεν έχουν ειδικά προβλήματα με την οργάνωση των πληρωμών: ο οικονομικός εργαζόμενος πραγματοποιεί παραγγελίες, τις μεταφέρει στην τράπεζα ή τις μεταδίδει ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος Client-Bank, λαμβάνει καταστάσεις και τις δημοσιεύει στο λογιστικό πρόγραμμα. Εάν μιλάμε για μια εταιρεία χαρτοφυλακίου που ενώνει αρκετές δεκάδες νομικές οντότητες, απαιτείται ένα σύστημα για τη διαχείριση του τρεχούμενου λογαριασμού.
Βήμα 2
Οργανώστε τη λογιστική των εγγράφων που λαμβάνονται για πληρωμή από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας: καταχωρίστε τα σε ειδικό περιοδικό ή ηλεκτρονικό αρχείο με πρόσβαση στο τοπικό δίκτυο. Αποθηκεύστε τους λογαριασμούς, τις προδιαγραφές, τις σημειώσεις υπηρεσιών και άλλες εφαρμογές για μεταφορά χρημάτων σε διαφορετικές συσκευές αποθήκευσης στο σχετικό θέμα: φόροι, μισθοί, πληρωμές σε κύριους προμηθευτές, κόστος χρησιμότητας, διακανονισμός δανείων κ.λπ.
Βήμα 3
Κατά την εκτέλεση εντολών πληρωμής, ελέγξτε προσεκτικά τα τραπεζικά στοιχεία του παραλήπτη, το ποσό της πληρωμής και τον σκοπό της. Κανείς δεν είναι απαλλαγμένος από λάθη, επομένως, κατά την υποβολή έτοιμων πληρωμών για επαλήθευση και υπογραφή στον επικεφαλής λογιστή, επισυνάψτε σε κάθε παραγγελία το πρωτεύον έγγραφο βάσει του οποίου συντάχθηκε.
Βήμα 4
Κατά κανόνα, είναι σημαντικό για τους υπαλλήλους που έχουν υποβάλει αίτημα για πληρωμή τυχόν εξόδων να γνωρίζουν την ημερομηνία και τον αριθμό της εντολής πληρωμής. Για να μην αποσπάται η προσοχή από αναζητήσεις με κάθε ερώτηση, διατηρήστε ένα ημερήσιο συγκεντρωτικό μητρώο συναλλαγών τρεχούμενου λογαριασμού. Θα πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη, το ποσό και τον σκοπό της πληρωμής, με πολλά νομικά πρόσωπα στην εταιρεία - σχετικά με τον πληρωτή, καθώς και τον αριθμό παραγγελίας.
Βήμα 5
Ένα τέτοιο μητρώο συναλλαγών μπορεί να καταρτιστεί χειροκίνητα, αλλά η αυτοματοποιημένη του έκδοση θα είναι η βέλτιστη. Τα περισσότερα λογιστικά λογισμικά έχουν παρόμοια λειτουργία ή είναι δυνατό να το δημιουργήσουν.
Βήμα 6
Για ευκολία, διατηρήστε μια σύνοψη πληρωμών σε ένα κοινόχρηστο αρχείο ή δημοσιεύστε την έτοιμη στο τοπικό δίκτυο του οργανισμού σας. Με αυτόν τον τρόπο όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να λάβουν τις πληροφορίες που χρειάζονται.
Βήμα 7
Για να μην παραλείψετε τις προθεσμίες για τις τακτικές πληρωμές, καταρτίστε ένα ημερολόγιο για τις προγραμματισμένες δαπάνες: φόροι, πληρωμές τόκων για δάνεια, τακτικές δόσεις βάσει συμβάσεων κ.λπ.
Βήμα 8
Για να αντικατοπτρίσετε σωστά τις συναλλαγές στον τρεχούμενο λογαριασμό στη λογιστική, συμφωνήστε με τον επικεφαλής λογιστή να γράψετε τυπικές συναλλαγές και να εστιάσετε σε αυτές όταν δημοσιεύετε τραπεζικές καταστάσεις.
Βήμα 9
Φροντίστε να εγκαταστήσετε το σύστημα "Client-Bank". Θα σας επιτρέψει να αποφύγετε καθημερινά ταξίδια στην τράπεζα και να επιταχύνετε τις πληρωμές, καθώς ο ταμίας της τράπεζας δεν χρειάζεται να τις επεξεργαστεί χειροκίνητα. Σχεδόν όλα αυτά τα προγράμματα υποστηρίζουν συναρτήσεις ανταλλαγής με λογιστικά προγράμματα: φόρτωση εντολών πληρωμής και εκφόρτωση καταστάσεων.
Βήμα 10
Φυσικά, η αυτοματοποίηση των διακανονισμών δεν ακυρώνει έντυπα έγγραφα, οπότε μην ξεχάσετε να λαμβάνετε τακτικά λογαριασμούς λογαριασμού από την τράπεζα και να τα μεταφέρετε στο λογιστικό τμήμα.
