Οι εμπορικοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν συχνά την ανάγκη να επιστρέψουν εσφαλμένα πληρωμένα ή μεταφερθέντα κεφάλαια. Οι πληρωτές, βάσει των εγγράφων που έχουν για την προηγούμενη πληρωμή, ελπίζουν να επιστρέψουν τα χρήματα κατά παραγγελία. Ο οργανισμός παραλήπτη απαιτεί συμμόρφωση με τη διαδικασία επιστροφής, όπου το πρώτο βήμα είναι η υποβολή αιτήματος επιστροφής, η οποία εκδίδεται με τη μορφή επιστολής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η εγγραφή μιας τέτοιας επιστολής μπορεί να απαιτείται τόσο από ιδιώτες όσο και από επιχειρήσεις σε περίπτωση αμφισβητούμενων πληρωμών. Το σχήμα της επιστολής σε τέτοιες περιπτώσεις παραμένει αμετάβλητο, με μια μικρή προσαρμογή που αντιστοιχεί στις περιστάσεις. Προετοιμάστε έγγραφα που επιβεβαιώνουν την πίστωση των αναγραφόμενων ποσών στον λογαριασμό των αντιπάλων (για οργανισμούς), μια απόδειξη ή επιταγή πληρωμής (για άτομα).
Βήμα 2
Λάβετε πλήρη εταιρικά επιστολόχαρτα για αλληλογραφία τρίτων. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, μπορείτε να βάλετε τη γωνιακή σφραγίδα ή να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες χειροκίνητα. Τοποθετήστε τα στην επάνω δεξιά γωνία του φύλλου, αμέσως μετά τη συμπλήρωση των στοιχείων του παραλήπτη.
Βήμα 3
Μια τέτοια επιστολή γράφεται πάντα στο όνομα του πρώτου επικεφαλής της επιχείρησης, οπότε ξεκινήστε με τη λέξη «Διευθυντής» (αφεντικό, διευθυντής κ.λπ.). Στη συνέχεια, αναφέρετε το όνομα του οργανισμού και το πλήρες όνομα του υπαλλήλου. Λάβετε υπόψη ότι ένα άτομο, στο μέρος που προορίζεται για την τοποθέτηση των στοιχείων του αποστολέα, θα πρέπει να δηλώσει το δικό του επώνυμο, όνομα και πατρόνυμο, τόπο διαμονής, τηλέφωνο για επικοινωνία ή e-mail.
Βήμα 4
Ξεκινήστε το ουσιαστικό μέρος της επιστολής με την ένσταση "Σας ζητάμε να επιστρέψετε". Στη συνέχεια, δώστε τις λεπτομέρειες της υπόθεσης "παραπλανητική" και υποδείξτε το ποσό που θα επιστραφεί. Προσδιορίστε τη συμφωνία (αριθμός και ημερομηνία σύναψης), σύμφωνα με την οποία πραγματοποιήθηκε η πληρωμή. Δώστε ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την πληρωμή (απόδειξη, εντολή πληρωμής κ.λπ.).
Βήμα 5
Μην ξεχάσετε να συνοδεύσετε την επιστολή με μια δήλωση συμφιλίωσης, που είναι το απαιτούμενο συνημμένο. Γράψτε για αυτό στην ενότητα "Εφαρμογή". Στο τέλος της επιστολής, αφήστε μέρος για την υπογραφή του επικεφαλής της εταιρείας σας και του επικεφαλής λογιστή. Ενημερώστε τις θέσεις τους και αποκρυπτογραφήστε τις υπογραφές σε παρένθεση. Αναφέρετε την ημερομηνία του εγγράφου και αφήστε χώρο για εκτύπωση.
