Εργασία γραφείου - εργασία με έγγραφα και υποστήριξη τεκμηρίωσης για διαχείριση σε αυτόν τον συγκεκριμένο οργανισμό, που ρυθμίζεται από το GOST R 51141-98 "Εργασίες γραφείου και αρχειακές επιχειρήσεις. Οροι και ορισμοί". Οργάνωση των γραφείων είναι η οργάνωση της εγγραφής, αποθήκευσης και χρήσης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων στις τρέχουσες δραστηριότητες της επιχείρησης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Κατά την οργάνωση εργασιών γραφείου, αποφασίστε εάν η επιχείρησή σας, ο οργανισμός σας, τα γεωγραφικά απομακρυσμένα τμήματα ή υποκαταστήματα, λάβετε υπόψη αυτό το γεγονός και παρέχετε έναν μηχανισμό αλληλεπίδρασης με αυτά τα τμήματα. Το σύστημα εργασίας γραφείου σε αυτά θα πρέπει να είναι πανομοιότυπο με τα κεντρικά γραφεία, προκειμένου να αποφευχθούν προβλήματα κατά την εγγραφή και τα έγγραφα.
Βήμα 2
Σκεφτείτε ποιες από τις υπάρχουσες μορφές εργασίας γραφείου θα χρησιμοποιήσετε: συγκεντρωτική, μικτή ή αποκεντρωμένη. Η επιλογή τους καθορίζεται από τη δομή της επιχείρησης (είτε διαθέτει γεωγραφικά απομακρυσμένες υποδιαιρέσεις) και τον τεχνικό εξοπλισμό της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείων. Εάν αυτή η υπηρεσία είναι μικρός σε αριθμό και δεν παρέχεται τεχνικά, τότε μέρος των λειτουργιών της μεταφέρεται σε υποδιαιρέσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, πραγματοποιείται ανάμεικτη εργασία γραφείου. Σε περίπτωση που αυτή η υπηρεσία είναι εξοπλισμένη με όλο το απαραίτητο προσωπικό, υλικό και λογισμικό, τότε αυτή η μορφή τήρησης αρχείων θα συγκεντρωθεί.
Βήμα 3
Σε κάθε δομική μονάδα, επιλέξτε μια ειδική μονάδα στελέχωσης που θα εκτελεί εργασίες γραφείου. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, τότε διορίστε έναν άλλο υπάλληλο που θα συνδυάσει την εκτέλεση των κύριων καθηκόντων του με τη λειτουργία ενός υπαλλήλου.
Βήμα 4
Προσδιορίστε τον αριθμό και την ονοματολογία των περιπτώσεων, οι οποίες θα περιλαμβάνουν όλα τα εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα. Εάν πρόκειται για έγγραφα ανώτερου (γονικού) οργανισμού, τότε υποβάλλονται στον επικεφαλής για εξέταση. Τα έγγραφα των δευτερευόντων οργανισμών πρέπει να υποβάλλονται για εξέταση στον αναπληρωτή επικεφαλής που είναι υπεύθυνος για τη συνεργασία τους. Κατά συνέπεια, οι εκκλήσεις των πολιτών απευθύνονται στον αναπληρωτή που έχει την ευθύνη να συνεργαστεί με τον πληθυσμό.
Βήμα 5
Αφού προσδιορίσετε τον κύκλο ανταποκριτών, δημιουργήστε έναν ταξινομητή με τον οποίο μπορείτε να προσδιορίσετε αμέσως σε ποια ομάδα ανταποκριτών ανήκει αυτό το έγγραφο. Για παράδειγμα, για κρατικούς φορείς, εκχωρήστε τον κωδικό 01, για επιστολές από ανώτερο οργανισμό - κωδικός 02, για προμηθευτές - κωδικός 03, για πελάτες - κωδικός 04 κ.λπ. Αυτό θα βοηθήσει στον εξορθολογισμό της ροής των εγγράφων εντός του οργανισμού.
Βήμα 6
Προσδιορίστε με ποια μορφή θα πραγματοποιηθεί η κυκλοφορία εγγράφων - σε περιοδικό ή κάρτα. Και οι δύο φόρμες εφαρμόζονται σε ειδικά προγράμματα για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Εάν δεν μπορείτε ακόμη να αγοράσετε ένα τέτοιο πρόγραμμα, χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικά περιοδικά εγγραφής εγγράφων, μπορούν να συνταχθούν στο Excel.
