Ένα ιδιωτικό γραφείο ή μια κυβερνητική οργάνωση, αντιμέτωπη με την ανάγκη μετακίνησης, αναγκάζεται να λύσει προβλήματα με την κίνηση τεράστιου όγκου επίπλων, εξοπλισμού και τεχνολογίας που συσσωρεύτηκε κατά τη διάρκεια της επιχείρησης. Είναι επιτακτική ανάγκη όλα τα αντικείμενα να μετακινούνται τακτοποιημένα χωρίς ζημιά. Επομένως, είναι απαραίτητο να οργανωθεί σωστά η μετεγκατάσταση γραφείου.
Η μετεγκατάσταση γραφείου θα διαρκέσει λίγο, οπότε κάντε το εκ των προτέρων, διαθέστε περίπου ένα μήνα για ολόκληρη την προετοιμασία. Σε ποια σημεία πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή;
✔ Εάν η εταιρεία είναι αρκετά μεγάλη και διαθέτει μεγάλο προσωπικό, συνιστάται να προετοιμάσετε εκ των προτέρων ένα σχέδιο διαχείρισης για μια τέτοια υπεύθυνη εκδήλωση. Είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε τα καθήκοντα προτεραιότητας, να καθορίσετε τον προϋπολογισμό, να ορίσετε υπεύθυνους υπαλλήλους για όλα τα σημεία, και το πιο σημαντικό, να ορίσετε έναν συντονιστή για ολόκληρη την κίνηση διαδικασία. Είναι αυτός που θα αναλάβει τον έλεγχο των κύριων και δευτερευόντων καθηκόντων. Φροντίστε να ενημερώσετε τους πελάτες ότι σκοπεύετε να μετακομίσετε σε νέο γραφείο.
✔ Το επόμενο βήμα είναι να υπογράψετε μια συμφωνία με την κινούμενη εταιρεία της επιλογής σας. Εκτός από τις εργασίες φόρτωσης και εκφόρτωσης και τη μεταφορά ακινήτων στο σημείο προορισμού, πρόσθετες ρήτρες μπορούν να προστεθούν στη σύμβαση. Για παράδειγμα, αποσυναρμολόγηση και συναρμολόγηση επίπλων, τοποθέτηση σε νέο δωμάτιο, σύνδεση βοηθητικών προγραμμάτων και σταθερού εξοπλισμού, καθαρισμός χώρων μετά τη μετακίνηση.
✔ Δημιουργήστε μια πλήρη λίστα των ακινήτων που εμπλέκονται στη μετακίνηση. Θα είναι σίγουρα απαραίτητο κατά την προσέλκυση επαγγελματιών από μια εταιρεία μεταφορών και θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τη σύγχυση όταν μετακινείτε μόνοι σας ένα γραφείο. Απαλλαγείτε από όλες τις περιττές περιουσίες - πωλήστε το, αποθηκεύστε το ή πετάξτε το. Δεν χρειάζεται να σπαταλάτε χρήματα και χρόνο για τη μεταφορά περιττών πραγμάτων.
✔ Προετοιμάστε τεκμηρίωση που αντικατοπτρίζει το σχέδιο των μελλοντικών σας χώρων, την τοποθέτηση των χώρων εργασίας των εργαζομένων σε ένα νέο μέρος, όπου θα εγκατασταθούν έπιπλα και υπολογιστές στο νέο γραφείο. Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
✔ Μπορείτε να αγοράσετε όλο το απαραίτητο υλικό συσκευασίας και χαρτοκιβώτια από την ίδια τη ναυτιλιακή εταιρεία. Συσκευάστε όλα τα προσωπικά αντικείμενα σε κουτιά. Φροντίστε να επισημάνετε με αυτοκόλλητα. Συνιστάται στους υπαλλήλους να εκδίδουν υπόμνημα σχετικά με το πώς να το κάνουν σωστά.
✔ Αποσυνδέστε τους υπολογιστές και τον άλλο εξοπλισμό από το τροφοδοτικό. Αυτό γίνεται μόνο από έναν ειδικό - έναν διαχειριστή συστήματος.
✔ Δημιουργήστε λίστες με όλα τα άτομα που συμμετέχουν στην κίνηση. Προετοιμάστε κάρτες εκ των προτέρων για όλους, εάν υπάρχει ανάγκη για αυτά. Αναφέρετε όλα τα οχήματα που εμπλέκονται στη μετεγκατάσταση γραφείου. Βεβαιωθείτε ότι η απρόσκοπτη διέλευση προς τον τόπο φόρτωσης / εκφόρτωσης.
Η μετακίνηση του γραφείου της εταιρείας είναι ένα πολύ σοβαρό γεγονός. Όμως, όπως μπορείτε να δείτε, με τη σωστή προσέγγιση και οργάνωση, όλα τα κόστη μπορούν να ελαχιστοποιηθούν. Για να γίνει αυτό, αρκεί ο σωστός προγραμματισμός της διαδικασίας και η ταλαιπωρία που σχετίζεται με τη μετακίνηση θα ελαχιστοποιηθεί τόσο για τους υπαλλήλους όσο και για τους πελάτες της εταιρείας.
