Κάθε εταιρεία που σέβεται τον εαυτό της πρέπει να έχει τη δική της υπηρεσία τύπου Είναι αυτή που καλείται να σχηματίσει την εικόνα της εταιρείας και να δημιουργήσει μια αρμόδια φήμη για αυτήν. Πώς να οργανώσετε σωστά το έργο της υπηρεσίας τύπου;
Οδηγίες
Βήμα 1
Κατά την οργάνωση μιας υπηρεσίας Τύπου, είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε με σαφήνεια γιατί δημιουργείται, ποιες εργασίες θα εκτελεστούν, πώς θα συμμετάσχει στην ανάπτυξη της εταιρείας.
Βήμα 2
Το προσωπικό της υπηρεσίας τύπου μπορεί να αποτελείται από ένα έως πολλά άτομα - όλα εξαρτώνται από τον τύπο της οργάνωσης που εξυπηρετεί. Όσο μεγαλύτερη είναι η εταιρεία, τόσο μεγαλύτερο είναι το προσωπικό του ομίλου τύπου. Συνήθως, σε μεγάλους οργανισμούς, οι υπηρεσίες Τύπου αποτελούν μέρος του τμήματος δημοσίων σχέσεων. Στις μικρές εταιρείες, τα καθήκοντα του προϊσταμένου του τμήματος δημοσίων σχέσεων και του υπευθύνου για τις σχέσεις με τον τύπο μπορούν να συνδυαστούν από ένα άτομο. Παρά το γεγονός ότι η υπηρεσία Τύπου ενεργεί συνήθως ως εκπρόσωπος του οργανισμού, θα πρέπει να λαμβάνει όλες τις οδηγίες από τον επικεφαλής της υπηρεσίας δημοσίων σχέσεων, ο οποίος, με τη σειρά του, είναι υπεύθυνος για τη διοίκησή του.
Βήμα 3
Είναι σημαντικό κάθε υπάλληλος της υπηρεσίας Τύπου να είναι υπεύθυνος για το δικό του φάσμα ευθυνών. Έτσι, ο επικεφαλής της υπηρεσίας Τύπου είναι πλήρως υπεύθυνος για το έργο του τμήματος, πραγματοποιεί προσωπικά συνεντεύξεις τύπου και οργανώνει πολιτιστικό πρόγραμμα για δημοσιογράφους.
Βήμα 4
Οι αρμοδιότητες του αξιωματικού συνδέσμου τύπου περιλαμβάνουν την προετοιμασία υλικού για τον τύπο, την απάντηση σε έρευνες τύπου και την παρακολούθηση των μέσων ενημέρωσης. Λαμβάνει επίσης, εάν είναι απαραίτητο, μέτρα για τη διόρθωση σφαλμάτων στις δηλώσεις ή κάνει τις κατάλληλες διαφωνίες. Παρόλο που ο σύνδεσμος τύπου συνήθως ενεργεί ως εκπρόσωπος του οργανισμού, είναι καλύτερο για τον επικεφαλής του οργανισμού να μιλήσει εκ μέρους του οργανισμού σε σημαντικά θέματα.
Βήμα 5
Η υπηρεσία τύπου διαθέτει επίσης μια ομάδα διαπίστευσης που εκδίδει κάρτες διαπίστευσης σε δημοσιογράφους, προετοιμάζει και παραδίδει ένα ενημερωτικό πακέτο εγγράφων σε δημοσιογράφους κ.λπ.
Βήμα 6
Η υπηρεσία τύπου μπορεί επίσης να έχει τη δική της δημιουργική ομάδα, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει τους δικούς της ανταποκριτές, τηλεοπτικούς δημοσιογράφους και καμεραμάν. Θα πρέπει να είναι σε θέση να προετοιμάζουν ανεξάρτητα υλικό για τα γραφεία των μέσων ενημέρωσης. Επιπλέον, σε ορισμένους οργανισμούς, μια τέτοια ομάδα μπορεί να συμμετέχει στη δημοσίευση της δικής τους εταιρικής εφημερίδας.
Βήμα 7
Μεγάλες εταιρείες και κυβερνητικές υπηρεσίες μπορεί επίσης να έχουν μια αναλυτική ομάδα που περιλαμβάνει έναν κριτικό. Το καθήκον του είναι να παρακολουθεί και να αναλύει την κάλυψη ορισμένων προβλημάτων στις σελίδες εφημερίδων και περιοδικών, σε τηλεοπτικά και ραδιοφωνικά προγράμματα, και να καθορίζει την ποιότητα αυτής της κάλυψης. Επίσης, κατά την προετοιμασία της συνέντευξης τύπου, ο παρατηρητής πρέπει να διατυπώσει το θέμα του προβλήματος, την ιστορία του θέματος, να προετοιμάσει διάφορα είδη αναφορών και σημειώσεων.
