Οποιοδήποτε έγγραφο που βασίζεται στην παραλαβή χρημάτων απαιτεί τη συμπλήρωση της σωστής φόρμας. Εάν ο οργανισμός παρείχε στον υπάλληλο χρήματα για οποιεσδήποτε ανάγκες, τότε είναι απαραίτητο να υποβάλει αναφορά για αυτόν συμπληρώνοντας μια προκαταρκτική αναφορά.
Ποιος πρέπει να συμπληρώσει τη δήλωση εκ των προτέρων
Ο διευθυντής δεν μπορεί να δώσει χρήματα στον οργανισμό σε οποιονδήποτε υπάλληλο ακριβώς έτσι. Αρχικά, θα πρέπει να καθοριστεί μια λίστα υπαλλήλων που είναι επιλέξιμοι να λάβουν προκαταβολικά χρήματα με μια μεταγενέστερη αναφορά. Για αυτό είναι απαραίτητο να καταρτίσετε και να εκδώσετε μια ειδική παραγγελία.
Εάν ένας υφιστάμενος χρειάζεται χρήματα για να πραγματοποιήσει οποιαδήποτε επιχείρηση, τότε πρέπει να παρέχει στον διευθυντή μια δήλωση ελεύθερης μορφής. Είναι επιτακτική η ένδειξη του απαιτούμενου ποσού και του σκοπού για τον οποίο ζητούνται τα χρήματα. Εάν ο διευθυντής συμφωνήσει με τη δήλωση, τότε υπογράφει προσωπικά τη δήλωση και υποδεικνύει πόσο επιτρέπει να πάρει χρήματα και για πόσο καιρό.
Είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι τα μετρητά μπορούν να εκδοθούν μόνο σε έναν υπάλληλο που έχει ήδη αναφέρει πλήρως για όλα τα ποσά που είχαν λάβει προηγουμένως.
Μερικές φορές ένας υπάλληλος μπορεί να χρειαστεί πληρεξούσιο, το οποίο πρέπει να εκδίδεται εκ μέρους του οργανισμού σύμφωνα με το καθιερωμένο μοντέλο Αρ. Μ-2 ή Αρ. Μ-2α. Αυτά τα έντυπα εγκρίθηκαν το 1997 με διάταγμα της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Στατιστικής της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Για τα χρήματα που δαπανήθηκαν, τα οποία εκδόθηκαν στο λογιστικό τμήμα του οργανισμού, ο υπάλληλος πρέπει να αναφέρει. Υπάρχει μια συγκεκριμένη προθεσμία στην οποία πρέπει να συμπληρώσετε και να υποβάλετε μια αναφορά δαπανών. Είναι 3 ημέρες από το τέλος της περιόδου που καθορίζεται από τον επικεφαλής του οργανισμού στο έντυπο αίτησης.
Εάν παρασχέθηκαν χρήματα στον υπάλληλο για ταξιδιωτικές ανάγκες, τότε θα πρέπει να τα λάβει υπόψη τις επόμενες 3 εργάσιμες ημέρες μετά την επιστροφή από ένα επαγγελματικό ταξίδι.
Πώς επιβεβαιώνεται το κόστος για μια αναφορά εξόδων
Εάν ο υπάλληλος έχει απομείνει χρήματα, τότε δεν θα μπορεί να τα επιστρέψει στο ταμείο ακριβώς έτσι. Πρώτον, πρέπει να συλλέξετε όλα τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν ότι τα χρήματα δαπανήθηκαν ακριβώς για τις ανάγκες για τις οποίες τους δόθηκαν. Αυτά μπορεί να είναι εισπράξεις μετρητών και πωλήσεων, εισιτήρια για ταξίδια, αποδείξεις, πράξεις και άλλες μορφές αυστηρής αναφοράς.
Μετά τη λήψη κάθε τέτοιου εγγράφου, είναι επιτακτική ανάγκη να ελέγξετε εάν η ημερομηνία, το ποσό και τα στοιχεία είναι ευανάγνωστα.
Ο υπάλληλος θα πρέπει να υποβάλει όλα τα έγγραφα στο λογιστικό τμήμα.
Τι συμβαίνει εάν η αναφορά δαπανών συμπληρωθεί εσφαλμένα
Εάν ο υπάλληλος συμπλήρωσε εσφαλμένα ή δεν υπέβαλε έκθεση εκ των προτέρων εντός 3 ημερών, τότε η εποπτική αρχή θα θεωρήσει τα εισπραχθέντα κεφάλαια ως εισόδημα, για τα οποία θα είναι απαραίτητο να υπολογιστεί το ασφάλιστρο και ο φόρος εισοδήματος προσωπικού. Εάν αργότερα ο υπάλληλος εξακολουθεί να παρέχει όλα τα απαραίτητα έγγραφα και μια αναφορά, τότε ο λογιστής θα πρέπει να κάνει εκ νέου υπολογισμό.
Ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του οργανισμού μπορεί να παρακρατήσει το ποσό, η έκθεση για την οποία δεν υποβλήθηκε, από τον μισθό του υπαλλήλου.
Βασικοί κανόνες για τη σύνταξη μιας προκαταρκτικής αναφοράς
Οι ακόλουθοι κανόνες βρίσκονται στο επίκεντρο της παροχής μιας έκθεσης δαπανών:
- Η εκ των προτέρων έκθεση πρέπει να υποστηρίζεται από έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα ποσά που δαπανήθηκαν.
- Τα έγγραφα πρέπει να υποβληθούν το αργότερο 3 εργάσιμες ημέρες μετά το τέλος του επαγγελματικού ταξιδιού, την περίοδο που καθορίζεται από τον διαχειριστή ή από τη στιγμή που θα πάει στη δουλειά μετά από ασθένεια ή διακοπές.
- Συντάσσεται μια έκθεση σε ειδική μορφή αρ. AO-1. Επιτρέπεται επίσης η χρήση της φόρμας εκ των προτέρων αναφοράς, η οποία εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού.
- Μόνο ο διευθυντής πρέπει να είναι υπεύθυνος για την έγκριση της αναφοράς δαπανών.
- Η αναφορά εκ των προτέρων συμπληρώνεται από τον υπάλληλο που ξόδεψε τα χρήματα. Επίσης, ορισμένες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν από έναν λογιστή.
Τα ακόλουθα δεδομένα πρέπει να αναφέρονται στην εκ των προτέρων έκθεση:
- Πληροφορίες για την εταιρεία που εξέδωσε τα χρήματα στον υπάλληλο.
- Δεδομένα σχετικά με τον εργαζόμενο που έλαβε χρήματα από τον οργανισμό.
- Ο σκοπός για τον οποίο πρέπει να παρέχετε χρήματα σε έναν υπάλληλο της εταιρείας.
- Ποσό.
- Στοιχεία για όλα τα έξοδα με επιβεβαίωση.
- Υπόλοιπο χρημάτων, εάν υπάρχει.
Στο τέλος, υπογράφονται από τον υπάλληλο και τους υπαλλήλους του λογιστηρίου, οι οποίοι εξέδωσαν τα χρήματα και έλαβαν τα υπόλοιπα.
Δεν χρειάζεται να βάλετε γραμματόσημα στη δήλωση εκ των προτέρων. Αυτό συμβαίνει επειδή το έγγραφο είναι εσωτερικό. Και δεν υπερβαίνει τον οργανισμό. Επιπλέον, από το 2016, όλα τα νομικά πρόσωπα, και όχι μόνο οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες, έχουν κάθε δικαίωμα να μην εγκρίνουν τα έγγραφά τους με τις σφραγίδες και τις σφραγίδες τους.
Η αναφορά συμπληρώνεται σε ένα αντίγραφο. Είναι μέρος της πρωταρχικής τεκμηρίωσης και δεν πρέπει να κάνετε λάθη στο σχεδιασμό της. Εάν για κάποιο λόγο δεν ήταν δυνατόν να αποφευχθούν κηλίδες ή λανθασμένη πλήρωση, τότε είναι καλύτερα να λάβετε μια νέα φόρμα και να τη συμπληρώσετε με νέο τρόπο.
Πώς να συμπληρώσετε μια αναφορά δαπανών
Φαίνεται ότι ένα τόσο σημαντικό έγγραφο για την εσωτερική κυκλοφορία θα πρέπει να είναι πολύ δύσκολο να συμπληρωθεί. Αλλά αυτό είναι βασικά λάθος. Αφού το συμπληρώσετε για πρώτη φορά, δεν θα πρέπει να έχετε δυσκολίες αργότερα εάν χρειαστεί να το συμπληρώσετε ξανά.
Τα δεδομένα πρέπει να εισαχθούν από τον υπάλληλο με την ακόλουθη σειρά:
- Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα εγγραφής του οργανισμού, εισάγονται ο κωδικός OKPO και το πλήρες όνομα της επιχείρησης.
- Στις στήλες δίπλα στην επιγραφή "Έκθεση εκ των προτέρων" είναι απαραίτητο να αναγράφεται ο αριθμός εγγράφου και η ημερομηνία προετοιμασίας του.
- Στα δεξιά, είναι απαραίτητο να αφήσετε λίγο ελεύθερο, κενό χώρο. Θα χρειαστεί για τα αρχεία του επικεφαλής του οργανισμού: το ποσό με λόγια, την ημερομηνία έγκρισης της έκθεσης και την υπογραφή.
- Παρακάτω, ολόκληρη η γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο που έλαβε τα χρήματα προκαταβολής. Είναι απαραίτητο να αναφερθεί σε ποια δομική μονάδα εργάζεται, το επώνυμό του, το όνομα, η πατρονική και η θέση του. Αναφέρεται επίσης ο αριθμός προσωπικού του υπαλλήλου και γιατί απαιτείται η προκαταβολή.
Αυτό ολοκληρώνει το πρώτο μέρος της αναφοράς δαπανών. Επιπλέον, η φόρμα περιέχει δύο πίνακες. Ένα από αυτά συμπληρώνεται επίσης από τον υπάλληλο που έλαβε τα χρήματα. Πρέπει να εισαγάγετε το συνολικό ποσό της προκαταβολής και το νόμισμα στο οποίο εκδόθηκε. Το ποσό του υπολοίπου ή της υπερβολικής δαπάνης πρέπει να αναφέρεται παρακάτω.
Ο δεύτερος πίνακας συμπληρώνεται στο λογιστικό τμήμα από εξουσιοδοτημένο ειδικό. Πρέπει να περιέχει δεδομένα για λογιστικούς λογαριασμούς, δευτερεύοντες λογαριασμούς και κεφάλαια που διέρχονται από αυτούς. Πρέπει να αναγράφεται ο κωδικός συναλλαγής και τα ακριβή ποσά.
Κάτω από τους πίνακες, είναι απαραίτητο να υποδείξετε πόσα έγγραφα επισυνάπτονται στην αναφορά και πόσες σελίδες περιέχουν αυτά τα έγγραφα.
Αφού συμπληρωθούν όλες οι στήλες, τα έγγραφα πρέπει να ελεγχθούν από τον επικεφαλής λογιστή. Σύμφωνα με το αποτέλεσμα, πρέπει να αναφέρει το ποσό αναφοράς σε μια ειδική γραμμή για αυτό.
Κάτω από τον λογιστή και ο επικεφαλής λογιστής πρέπει να είναι υπογεγραμμένοι με το αντίγραφο τους. Περαιτέρω, σε έναν υπάλληλο της λογιστικής υπηρεσίας θα πρέπει να αναφέρεται το ποσό του υπολοίπου ή ο επανυπολογισμός και ο αριθμός της εντολής μετρητών, μέσω της οποίας πέρασε αυτό το ποσό. Ο ταμίας που έλαβε το υπόλοιπο ή εξέδωσε ένα ποσό ίδιο με το υπερβολικό ποσό πρέπει επίσης να υπογράψει την κατάσταση προκαταβολής.
Το επόμενο μέρος της οικονομικής έκθεσης είναι διαπραγματεύσιμο. Πρέπει να περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα, τα οποία επιβεβαιώνουν το γεγονός ότι τα χρήματα δαπανήθηκαν για τις απαιτούμενες ανάγκες. Σε αυτό το μέρος, πρέπει να εισαγάγετε τα ακόλουθα δεδομένα:
- Λεπτομέρειες για κάθε οργανισμό που εξέδωσε το έγγραφο.
- Ημερομηνία έκδοσης.
- Ονομα.
- Το ακριβές χρηματικό ποσό που δαπανήθηκε.
- Ο αριθμός του αριθμού με τον οποίο δημοσιεύτηκε το ποσό που αναφέρεται στο έγγραφο.
Ο υπάλληλος πρέπει να υπογράψει την υπογραφή του κάτω από τον πίνακα σε μια ειδική γραμμή. Έτσι, θα επιβεβαιώσει την ορθότητα των συγκεκριμένων πληροφοριών.
Το τελευταίο μέρος της αναφοράς δαπανών είναι το κομμένο μέρος. Έχει μια απόδειξη από τον λογιστή, την οποία συμπληρώνει αφού έλαβε έγγραφα από τον υπάλληλο που επιβεβαιώνει τα χρήματα που δαπανήθηκαν. Από την πλευρά του σχισίματος, είναι απαραίτητο να αναφέρετε:
- Πληροφορίες για τον υπάλληλο (πλήρες όνομα).
- Αριθμός αναφοράς και ημερομηνία έκδοσης.
- Το ποσό σε λέξεις που εκδόθηκε στον υπάλληλο.
- Αριθμός εγγράφων αναφοράς που αποδεικνύουν το κόστος.
Μετά από αυτό, ο υπόλογος βάζει την ημερομηνία και την υπογραφή. Το αποσπώμενο μέρος πρέπει να παραδοθεί στον υπάλληλο ως απόδειξη των ληφθέντων δεδομένων.
