Η προετοιμασία και η υποβολή περιπτώσεων στο αρχείο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της ροής εργασίας. Η εγγραφή τους ξεκινά στον οργανισμό από τη στιγμή της κατάθεσης των εγγράφων και τελειώνει με μεταφορά στο αρχείο στο τέλος του ημερολογιακού έτους ή των περιόδων αποθήκευσης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα αρχεία διατηρούνται για περισσότερο από ένα έτος. Αυτά περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, έγγραφα που σχετίζονται με αρχεία προσωπικού.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να μην χρειαστεί πολύς χρόνος η διαδικασία υποβολής υποθέσεων στο αρχείο, θα πρέπει να ακολουθήσετε τους κανόνες για την εγγραφή τους κατά τη διάρκεια της τρέχουσας ροής εργασίας. Όταν μεταφέρετε θήκες στο αρχείο για μόνιμη ή προσωρινή αποθήκευση, πρέπει να συρράψετε έγγραφα, φύλλα αριθμών, να συντάξετε μια τελική επιγραφή, εάν προβλέπεται από οδηγίες εργασίας και επίσης να συντάξετε ένα εσωτερικό απόθεμα.
Βήμα 2
Ταυτόχρονα, το όνομα του οργανισμού ή της επιχείρησης, το ευρετήριο σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων, η ημερομηνία έναρξης και λήξης της υπόθεσης, καθώς και η περίοδος αποθήκευσης αναφέρονται στη σελίδα τίτλου του αρχείου που παραδίδεται στο αρχείο.
Βήμα 3
Τα έγγραφα που αρχειοθετούνται αρχειοθετούνται σε ξεχωριστό φάκελο σκληρού εξώφυλλου. Εάν το έγγραφο έχει ιδιαίτερη αξία, κατά κανόνα, δεν είναι ραμμένο, αλλά τοποθετείται σε ένα αρχείο ή φάκελο και επισυνάπτεται στη θήκη. Στο τέλος της ραμμένης και αριθμημένης θήκης, τοποθετείται ένα φύλλο βεβαίωσης και στην αρχή - ένα εσωτερικό απόθεμα. Σε αυτήν την περίπτωση, το πάχος της θήκης δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 40 mm και ο αριθμός των φύλλων δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 250.
Βήμα 4
Για περιπτώσεις που αποθηκεύονται στο αρχείο μόνιμα, καθώς και προσωρινά, αλλά όχι λιγότερο από 10 χρόνια, καταρτίζεται απόθεμα για τη μεταφορά περιπτώσεων στο αρχείο. Ταυτόχρονα, καταρτίζεται ξεχωριστό απόθεμα για έγγραφα που σχετίζονται με αρχεία προσωπικού. Τα ονόματα των περιπτώσεων εισάγονται σε αυτό, σε καθένα από τα οποία έχει εκδοθεί ένας σειριακός αριθμός, και αναφέρεται επίσης ένας κωδικός ονοματολογίας. Τα αποθέματα γίνονται εις διπλούν εάν τα αρχεία παραμένουν στο αρχείο του οργανισμού. Εάν τα αρχεία πρόκειται να μεταφερθούν στα αρχεία της πολιτείας, θα πρέπει να υπάρχουν τέσσερα αντίγραφα.
Βήμα 5
Οι περιπτώσεις που υπόκεινται σε αποθήκευση μετά την ολοκλήρωσή τους για λιγότερο από 10 χρόνια μπορούν να αρχειοθετηθούν κατά τη διακριτική ευχέρεια της διοίκησης του οργανισμού. Η ανάγκη υποβολής υποθέσεων θα εξαρτηθεί από τον φόρτο εργασίας του αρχείου, τη συχνότητα πρόσβασης σε παλιά έγγραφα κ.λπ.
