Η εταιρική τεκμηρίωση πρέπει να διατηρείται σε τάξη. Για να είναι εύκολο να βρείτε το απαραίτητο συμβόλαιο για την προμήθεια αγαθών μεταξύ άλλων επιχειρηματικών εγγράφων, αξίζει να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό ράφι ή φάκελο για αυτά. Όχι μόνο. Οι ίδιες οι συμβάσεις πρέπει επίσης να βελτιωθούν.
Οδηγίες
Βήμα 1
Συλλέξτε όλα τα συμβόλαια που θέλετε να τακτοποιήσετε και αξιολογήστε τα. Δώστε προσοχή στο πόσο συχνά συνάπτονται και με ποιους εταίρους. Αυτό θα σας βοηθήσει να επιλέξετε τον τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων.
Βήμα 2
Εάν υπάρχουν πολλοί συνεργάτες, η μέθοδος παραγγελίας συμβολαίων έως την ημερομηνία σύναψής τους είναι πιο κατάλληλη. Σε περίπτωση που, για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι συμβάσεις συνάπτονται με τις ίδιες εταιρείες, μπορούν να ομαδοποιηθούν σε ξεχωριστή κατηγορία (φάκελος) από αντισυμβαλλόμενους. Και σε ορισμένες περιπτώσεις, αρκεί απλώς να τακτοποιήσετε τα συμβόλαια με αλφαβητική σειρά με τα ονόματα των συνεργαζόμενων επιχειρήσεων.
Βήμα 3
Όποια μέθοδο κι αν επιλέξετε, λάβετε υπόψη ότι οι ογκώδεις φάκελοι είναι πολύ άβολοι στη χρήση. Ελέγξτε τις συμβάσεις και καταργήστε τις συμβάσεις που έχουν λήξει από τη γενική στοίβα. Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο για αυτούς. Τέτοιες συμβάσεις προσεγγίζονται συχνά μόνο από καιρό σε καιρό · δεν απαιτούνται στην καθημερινή εργασία.
Βήμα 4
Όταν οργανώνετε συμβόλαια με χρονολογική σειρά, τηρείτε τις γενικές αρχές διατήρησης και αποθήκευσης αρχείων. Σε αυτούς τους φακέλους που χρησιμοποιούνται συχνά, τα συμβόλαια που έχουν συναφθεί πρόσφατα βρίσκονται στην κορυφή. Ακολουθούν έγγραφα με προγενέστερη ημερομηνία δημιουργίας. Κατά την κατάθεση στο αρχείο, αντίθετα, το πρώτο θα πρέπει να βρίσκεται στην κορυφή και το πιο πρόσφατο συμβόλαιο που έχει συναφθεί θα πρέπει να είναι παρακάτω.
Βήμα 5
Χρησιμοποιήστε δείκτες, ετικέτες, σελιδοδείκτες και άλλα χαρτικά για να διαχωρίσετε οπτικά τη μία κατηγορία από την άλλη. Βεβαιωθείτε ότι τέτοια οριοθέτες είναι ορατά στο φάκελο. Αυτό θα διευκολύνει σημαντικά την αναζήτηση των απαιτούμενων εγγράφων.
Βήμα 6
Αφού όλα τα συμβόλαια για την προμήθεια αγαθών καταρτιστούν σε ένα φάκελο με τον κατάλληλο τρόπο, φροντίστε να συντάξετε ένα μητρώο εγγράφων. Βάλτε το στο κάλυμμα ή τοποθετήστε το σε ένα φάκελο πάνω από όλα τα συμβόλαια. Αφήστε κενές γραμμές στο μητρώο. Κατά την επένδυση ενός νέου συμβολαίου, εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με αυτό στο μητρώο.
