Πολλές εταιρείες, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας τους, ετοιμάζουν ετησίως δημόσιες εκθέσεις σχετικά με τα αποτελέσματα των ετήσιων δραστηριοτήτων. Αυτά τα έγγραφα χρησιμεύουν ως πηγή πληροφοριών για το ευρύ κοινό, και ταυτόχρονα, αποτελούν ορατά στοιχεία για την αποτελεσματικότητα ή την αναποτελεσματικότητα του οργανισμού.
Η απόφαση της συνεδρίασης των μετόχων σχετικά με τη μελλοντική τύχη της εταιρείας, τη δημόσια αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του οργανισμού κ.λπ., μπορεί να εξαρτηθεί από το πόσο καλά προετοιμάζεται η ετήσια έκθεση. Με άλλα λόγια, μια ειδική ή διαρθρωτική μονάδα που αναπτύσσει την ετήσια έκθεση πρέπει να γνωρίζει ότι όχι μόνο η φήμη εξαρτάται από την ποιότητα του τελικού εγγράφου, αλλά και από την περαιτέρω ανάπτυξη της επιχείρησης.
Συχνά, το καθήκον της προετοιμασίας της ετήσιας έκθεσης εμπίπτει στο τμήμα ανάλυσης ή σε άλλες δομικές μονάδες που εκτελεί τις λειτουργίες της συλλογής πληροφοριών για τις δραστηριότητες ολόκληρης της εταιρείας για την ετήσια περίοδο.
Ανάλογα με το είδος της δραστηριότητας του οργανισμού και τη φύση του κοινού για το οποίο προορίζονται τα έγγραφα, η αναφορά μπορεί να διατηρηθεί στο στυλ των εσωτερικών εγγράφων ή των δημόσιων πληροφοριών για ένα ευρύ φάσμα αναγνωστών. Το στυλ εσωτερικής τεκμηρίωσης ακολουθείται για εκθέσεις που παρουσιάζονται στο ιδρυτικό προσωπικό και τους μετόχους της εταιρείας. Σε αυτήν την περίπτωση, περισσότερη προσοχή στην έκθεση δίνεται στις χρηματοοικονομικές επιδόσεις, στην οικονομική αποδοτικότητα και στις επιδόσεις για την επίτευξη των βασικών στόχων που περιγράφονται στο σχέδιο.
Για μια δημόσια έκθεση, η οποία, κατά κανόνα, δημοσιεύεται στον επίσημο ιστότοπο για δημόσια προβολή, απαιτείται πιο λεπτομερής περιγραφή των δραστηριοτήτων του οργανισμού, των καθηκόντων και της αποστολής του. Ορισμένες από τις παρεχόμενες πληροφορίες απαιτούν λεπτομερή εξήγηση, για την οποία προετοιμάζεται ξεχωριστή ενότητα. Κατά κανόνα, οι αναλυτικές υπηρεσίες ασχολούνται με την ανάπτυξη μιας δημόσιας έκθεσης σε στενή συνεργασία με ειδικούς δημοσίων σχέσεων, οι οποίοι έχουν την ευκαιρία να διορθώσουν τις πληροφορίες ανάλογα με τη σημασία τους.
Ανεξάρτητα από τη φύση του κοινού-στόχου της αναφοράς, οποιοδήποτε τελικό έγγραφο ομαδοποιείται σαφώς σε ενότητες. Στην πρώτη ενότητα, κατά κανόνα, δίνονται οι εργασίες που είχαν τεθεί πριν από τον οργανισμό και τα αποτελέσματα για την επίτευξή τους. Τα ακόλουθα είναι οικονομικά αποτελέσματα για το έτος και αποτελέσματα παραγωγής.
Το τελευταίο τμήμα, κατά κανόνα, είναι οι κοινωνικές δραστηριότητες της εταιρείας. Κατά κανόνα, αυτές οι πληροφορίες περιέχονται σε μια δημόσια έκθεση, η οποία παρέχει τα αποτελέσματα της κοινωνικής πολιτικής της εταιρείας. Ως υλικό για συμπερίληψη στην έκθεση, λαμβάνονται πληροφορίες για την απονομή υψηλών προσόντων εκπροσώπων του οργανισμού στον τομέα της κοινωνικής υποστήριξης, τα αποτελέσματα των φιλανθρωπικών δραστηριοτήτων κ.λπ.
Πρέπει να θυμόμαστε ότι κατά την επιλογή πληροφοριών που θα αντικατοπτρίζονται στην αναφορά, είναι απαραίτητο να διατηρηθεί η αντικειμενικότητα των παρεχόμενων πληροφοριών. Αυτός ο κανόνας πρέπει να τηρείται ακόμη και αν τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων της εταιρείας σε ορισμένους δείκτες δεν είναι καθόλου ιδανικά ή υποδεικνύουν ανεπαρκή απόδοση. Μιλώντας για αυτό, η έκθεση θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τους πιθανούς λόγους που οδήγησαν σε τέτοια αποτελέσματα, καθώς και να στρέψει την προσοχή του κοινού στην αποφασιστική πρόθεση να εξαλειφθεί το πρόβλημα στη μελλοντική περίοδο.
