Κάθε οργανισμός πρέπει να παρακολουθεί όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Κατά κανόνα, τυχόν κινήσεις καταρτίζονται με δικαιολογητικά έγγραφα, τα οποία είναι λογιστικά. Με βάση τέτοια τεκμηρίωση βασίζεται η λογιστική. Τι είναι γενικά η λογιστική τεκμηρίωση και γιατί απαιτείται;
Όλα τα λογιστικά έγγραφα συντάσσονται σε ενοποιημένες φόρμες, δηλαδή σε έντυπα που ορίζονται από το νόμο. Σε περίπτωση που το έντυπο δεν παρέχεται από τις ανώτερες αρχές, τα έγγραφα συντάσσονται σε οποιαδήποτε μορφή. Τα λογιστικά έγγραφα πρέπει απαραιτήτως να περιέχουν το όνομα, την ημερομηνία σύνταξης, τις λεπτομέρειες του οργανισμού, το περιεχόμενο της λειτουργίας, τα ονόματα των θέσεων των εργαζομένων και τις υπογραφές τους.
Η ουσία των λογιστικών εγγράφων είναι να αντικατοπτρίζει όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται από τον οργανισμό, καθώς και να απλοποιεί τους φόρους και τη λογιστική. Όλες οι πληροφορίες που περιέχονται στα λογιστικά έγγραφα πρέπει να είναι αξιόπιστες και κατανοητές. Για παράδειγμα, εάν συντάξετε μια λογιστική κατάσταση, τότε το περιεχόμενο της πράξης δεν θα πρέπει να γραφτεί πολύ κρυφά, η ουσία της θα πρέπει να αναφέρεται σαφώς και με σαφήνεια.
Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται από τον διευθυντή ή από άτομο που έχει εγκριθεί με εντολή του διευθυντή. Τα λογιστικά έγγραφα συντάσσονται την ημέρα που η πράξη ολοκληρώθηκε ή μετά την ολοκλήρωσή της. Για παράδειγμα, στην αρχή του μήνα, καταναλώνεται καύσιμο και αυτό γίνεται κάθε μέρα για τριάντα ημέρες. Ο λογιστής μπορεί να υπολογίσει την κατανάλωση καυσίμων και λιπαντικών την πρώτη ημέρα του επόμενου μήνα και να συντάξει λογιστική κατάσταση.
Δεν επιτρέπονται αλλαγές στα έγγραφα. Σε περίπτωση που παρατηρήσετε σφάλμα, πρέπει να εκδώσετε μια εντολή διόρθωσης. Στη συνέχεια, συντάξτε ένα άλλο έγγραφο, το οποίο στο μέλλον πρέπει να ενισχυθεί με το προηγούμενο.
Τα λογιστικά έγγραφα μπορούν να εκδοθούν τόσο σε χαρτί όσο και σε ηλεκτρονική μορφή. Αλλά εάν χρησιμοποιείτε την τελευταία μέθοδο, τότε, εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο, καθώς είναι απαραίτητο για υποβολή στις κρατικές αρχές, για παράδειγμα, στη φορολογική αρχή.
