Η παρουσία ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας αποτελεί σήμερα απόδειξη της σταθερότητας και της αξιοπιστίας της εταιρείας. Η εφαρμογή του βελτιώνει τη διαχείριση και την ανταγωνιστικότητα, καθώς και μειώνει το κόστος.
Είναι απαραίτητο
- - "Πολιτική ποιότητας";
- - "Ποιοτική ποιότητα" ·
- - "Τεκμηριωμένες διαδικασίες σε όλο το σύστημα" ·
- - ένα πρόγραμμα που αντιστοιχεί στην "Πολιτική ποιότητας" ·
- - κανονισμοί που διέπουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες στην εταιρεία ·
- - εκπαιδευμένο και εκπαιδευμένο προσωπικό.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το σύστημα διαχείρισης ποιότητας αποτελεί ένδειξη της αξιοπιστίας μιας εταιρείας και της ικανότητάς της να κατασκευάζει προϊόντα σύμφωνα με τις απαιτήσεις των πελατών. Ο σκοπός της εφαρμογής του συστήματος είναι να αποκλειστούν πιθανά σφάλματα στην εργασία του προσωπικού, τα οποία μπορεί να οδηγήσουν σε ελαττώματα. Η διαδικασία για την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας είναι πολύ ευέλικτη και πολλαπλών σταδίων και απαιτεί μεγάλο χρονικό διάστημα (έως 1,5 χρόνια) για να εφαρμοστεί.
Βήμα 2
Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας αρχίζει με μια απόφαση της διοίκησης σχετικά με τη σκοπιμότητα έναρξης αυτής της διαδικασίας. Στο επίπεδο της ανώτερης διοίκησης, αναπτύσσονται στόχοι για την οικοδόμηση του συστήματος, καθώς και συγκεκριμένα τακτικά βήματα για την επίτευξή τους. Όλα αυτά πρέπει να τεκμηριώνονται με τη μορφή παραγγελιών και στρατηγικών εγγράφων. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι η «Πολιτική Ποιότητας», η οποία σε προσιτή και περιεκτική μορφή θα πρέπει να περιέχει τις βασικές αρχές στις οποίες θα βασίζεται το σύστημα ποιότητας. Πρέπει να ευθυγραμμιστούν με τις προτεραιότητες της εταιρείας και να βασίζονται στις αξίες της.
Βήμα 3
Το επόμενο βήμα είναι να μεταδώσουμε την απόφαση για τη δημιουργία του συστήματος στο προσωπικό, καθώς και να δικαιολογήσουμε τη σημασία αυτής της διαδικασίας για αυτούς. Όλοι οι υπάλληλοι, υπό την καθοδήγηση ενός υπεύθυνου ατόμου στην εταιρεία, πρέπει να μελετήσουν τη θεωρία διαχείρισης καθώς και τα βασικά πρότυπα ISO. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στην ικανότητα του προσωπικού, στις απαραίτητες γνώσεις και εμπειρία του στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.
Βήμα 4
Στη συνέχεια, πρέπει να συγκρίνετε την τρέχουσα κατάσταση της εταιρείας και τις απαιτήσεις για τα πρότυπα ISO. Αυτό μπορεί να γίνει με συνέντευξη και ανάκριση υπαλλήλων της εταιρείας. Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι μια έκθεση που παρέχει καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής των συγκεκριμένων απαιτήσεων του προτύπου και τι πρέπει να γίνει. Η έκθεση πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην τρέχουσα κατάσταση: τις κύριες και βοηθητικές διαδικασίες της εταιρείας, τις πιο κρίσιμες επιχειρηματικές διαδικασίες, την παρουσία σχετικών κανονισμών, καθώς και την κατανομή αρμοδιοτήτων και αρχών από άτομα και τμήματα. Το αποτέλεσμα της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης ποιότητας θα πρέπει να είναι η εξάλειψη των αντιφάσεων μεταξύ της τρέχουσας και της απαιτούμενης κατάστασης.
Βήμα 5
Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας είναι αδύνατη χωρίς την κατάρτιση ενός προγράμματος έργου. Θα πρέπει να περιέχει περιγραφή των σταδίων της διαδικασίας, κατάλογο των υπευθύνων για κάθε στάδιο, καθώς και κατανομή του προϋπολογισμού. Το τελευταίο αποτελείται από το κόστος πληρωμής για τις υπηρεσίες εξωτερικών συμβούλων, το κόστος της εκπαίδευσης του προσωπικού, καθώς και την τιμή που θα πρέπει να καταβληθεί για την εκτροπή της διαχείρισης από το κύριο έργο. Το πρόγραμμα ολοκληρώνεται με κριτήρια βάσει των οποίων η διοίκηση θα καθορίσει εάν έχουν επιτύχει τους στόχους τους (π.χ. ποσοστό απορριμμάτων, ποσοστό ικανοποίησης πελατών, ποσοστό επιστροφής).
Βήμα 6
Τα πρότυπα συστήματος ISO απαιτούν την τεκμηρίωση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών μιας εταιρείας. Αρχικά, με βάση την «Πολιτική Ποιότητας», προετοιμάζεται ένα «Εγχειρίδιο Ποιότητας». Αυτό το έγγραφο περιέχει μια περιγραφή των τομέων ευθύνης, των απαιτήσεων για το τμήμα ποιότητας, ενός αλγορίθμου για τη διαχείριση εγγράφων, των διαδικασιών παραλαβής και επεξεργασίας παραπόνων. Μια άλλη ομάδα εγγράφων ονομάζεται "Τεκμηριωμένες διαδικασίες σε όλο το σύστημα". Σύμφωνα με το πρότυπο, 6 βασικές διαδικασίες πρέπει να ρυθμιστούν. Αυτή είναι η διαχείριση εγγράφων, δεδομένων, ελέγχου, γάμου, μέτρων, διόρθωσης ασυνεπειών και πρόληψης της εμφάνισης ασυνέπειας. Τέλος, η ακόλουθη ομάδα εγγράφων θα πρέπει να περιγράφει τους κανόνες για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό και την εφαρμογή των διαδικασιών για τη διαχείρισή τους.
Βήμα 7
Μετά την ομαλοποίηση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών, είναι απαραίτητο να ξεκινήσετε τη δοκιμαστική λειτουργία του συστήματος. Οι διαδικασίες μπορούν να ξεκινήσουν σταδιακά, για παράδειγμα, ξεκινώντας μια δοκιμαστική λειτουργία στο τμήμα προμήθειας και μετά προχωρώντας στο τμήμα πωλήσεων. Η δοκιμαστική λειτουργία πρέπει να συνοδεύεται από εσωτερικό έλεγχο του συστήματος διαχείρισης για τον εντοπισμό των πλεονεκτημάτων και των αδυναμιών. Ο έλεγχος πρέπει να συγκρίνει ποσοτικούς δείκτες ποιότητας και τις ιδανικές παραμέτρους για να επιδιώξει. Όλες οι αποκλίσεις πρέπει να καταγράφονται και να διορθώνονται σύμφωνα με τα αποτελέσματα της εργασίας των εργαζομένων.
Βήμα 8
Το τελικό στάδιο είναι η πιστοποίηση του QMS. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να υποβάλετε αίτηση στον οργανισμό πιστοποίησης, να επισυνάψετε όλα τα προετοιμασμένα κανονιστικά έγγραφα, ένα διάγραμμα της οργανωτικής δομής της εταιρείας και μια λίστα με τους βασικούς πελάτες της. Μετά από εξέταση των υποβληθέντων εγγράφων και έλεγχο του συστήματος ποιότητας απευθείας στην επιχείρηση, το κέντρο πιστοποίησης καταρτίζει ένα πρωτόκολλο, το οποίο αντικατοπτρίζει όλες τις ασυνέπειες. Με βάση τα αποτελέσματά της, η εταιρεία πρέπει, εντός περιορισμένου χρονικού διαστήματος, να εξαλείψει όλα τα σχόλια και να παράσχει τα αποτελέσματα των προσαρμογών. Εάν οι ασυμφωνίες διορθωθούν, παρέχεται στην εταιρεία πιστοποιητικό. Χρειάζεται περίπου ένας μήνας για να το ολοκληρώσει.
Βήμα 9
Μετά την πιστοποίηση της εταιρείας, οι εργασίες βελτίωσης του συστήματος διαχείρισης ποιότητας δεν πρέπει να σταματήσουν. Επιπλέον, ο οργανισμός πιστοποίησης πρέπει να επανεξετάζει περιοδικά. Ο στόχος τους είναι να επιβεβαιώσουν ότι η εταιρεία βελτιώνει συνεχώς το δικό της σύστημα διαχείρισης.
