Οι συνθήκες αποθήκευσης των συμβάσεων που συνάπτονται από την επιχείρηση δεν ρυθμίζονται από τα πρότυπα και τους κανόνες της βιομηχανίας, επομένως ανακύπτει συχνά το ερώτημα πώς να αποφευχθεί η απώλεια τους και να οργανωθεί η σωστή αποθήκευση και λογιστική. Η πιο λογική λύση σε αυτό το ζήτημα θα ήταν η έκδοση μιας εταιρικής πράξης μιας συγκεκριμένης επιχείρησης, η οποία θα ορίζει τη διαδικασία για την προετοιμασία, τη σύναψη και την αποθήκευση αυτών των εγγράφων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν η εταιρεία σας συνεργάζεται πολύ με τρίτους οργανισμούς και ο αριθμός των συμβάσεων που έχουν συναφθεί είναι σημαντικός, τότε είναι λογικό να αναθέσετε την αποθήκευσή τους στο γραφείο ή στο γραφείο. Αυτό είναι πολύ βολικό, δεδομένου ότι στο γραφείο καταχωρούνται όλα τα έγγραφα που υπογράφονται από τον προϊστάμενο και αποστέλλονται από εργολάβους. Μετά την καταχώριση της εκτελεσθείσας σύμβασης, οι υπάλληλοι του γραφείου πρέπει να φτιάξουν τον απαιτούμενο αριθμό αντιγράφων και να τα διανείμουν στους υπεύθυνους εκτελεστές και να φυλάσσουν τα πρωτότυπα των εγγράφων σε ένα ειδικά καθορισμένο μέρος.
Βήμα 2
Εάν η εταιρεία σας είναι μικρή και δεν διαθέτετε υπάλληλο γραφείου, καθώς και υπεύθυνο υπάλληλο, τότε σημαντικές αλλά σπάνια χρησιμοποιούμενες συμβάσεις, για παράδειγμα, για ενοικίαση ή αγορά ακινήτων, είναι λογικό να διατηρείτε το νομικό τμήμα μαζί με τα συστατικά και νομικά έγγραφα της εταιρείας. Το λογιστικό τμήμα, το οποίο πραγματοποιεί υπολογισμούς, θα πρέπει να παρέχει αντίγραφα αυτών των συμβάσεων. Στο ίδιο μέρος, στο λογιστικό τμήμα, αποθηκεύστε και συμβόλαια για την προμήθεια, τις υπηρεσίες και την εκτέλεση της εργασίας ως ένας από τους τύπους πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης, που απαιτούν έλεγχο διακανονισμού, όρους πληρωμής ή σταθερές περιοδικές πληρωμές (λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, επικοινωνίες).
Βήμα 3
Σε κάθε περίπτωση, όλα τα συμβόλαια πρέπει να έχουν τη δική τους, εσωτερική εγγραφή και σε καθένα από αυτά πρέπει να έχει έναν αριθμό με τον οποίο θα καταχωρηθεί στο ηλεκτρονικό μητρώο συμβάσεων. Αυτό το αρχείο καταγραφής μπορεί να γίνει σε υπολογιστικά φύλλα του Excel. Εκτός από το ηλεκτρονικό περιοδικό, είναι απαραίτητο να τηρείται ένα έντυπο μητρώο της έκδοσης αυτών των συμφωνιών, το οποίο θα αντικατοπτρίζει πότε και σε ποιον από τους υπεύθυνους εκτελεστές παραδόθηκε το πρωτότυπο της συμφωνίας. Αυτό το ημερολόγιο πρέπει να περιέχει πεδία για την υπογραφή του υπεύθυνου εκτελεστή, επιβεβαιώνοντας το γεγονός της παραλαβής και παράδοσης της σύμβασης για φύλαξη.
Βήμα 4
Περιγράψτε τη διαδικασία εργασίας με συμβάσεις στους κανονισμούς σχετικά με τη διαδικασία προετοιμασίας, σύναψης και αποθήκευσης συμβάσεων και έγκριση από τον επικεφαλής της επιχείρησης.
