Πρόσφατα, υπήρξε μια τάση στις επιχειρήσεις να μετακινούνται από τη λειτουργική στη διαχείριση διεργασιών, σε σχέση με την οποία ο ρόλος της σωστής περιγραφής και της τυποποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών αυξάνεται σημαντικά. Μόνο μετά την ολοκλήρωση αυτών των ενεργειών μπορούμε να μιλήσουμε για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ως μέσο αύξησης της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης.
Είναι απαραίτητο
Εργαλείο CASE που σας επιτρέπει να επισημοποιήσετε μια επιχειρηματική διαδικασία με γραφική σημειογραφία
Οδηγίες
Βήμα 1
Ο πρώτος είναι να διατυπώσει συνοπτικά και με ακρίβεια το όνομα της περιγραφόμενης διαδικασίας, η οποία θα πρέπει να είναι κατανοητή και να αντικατοπτρίζει τη γενική ουσία της ακολουθίας των ενεργειών που συνθέτουν την επιχειρηματική διαδικασία. Για παράδειγμα, αντί να "Υποβάλετε μια αίτηση για την κατασκευή ενός προϊόντος στην παραγωγή και τον έλεγχο της εκτέλεσης του", αρκεί να ονομάσετε τη διαδικασία "Έλεγχος της παραγωγής του προϊόντος". Το δεύτερο είναι η σωστή κατανομή ολόκληρης της περιγραφείσας διαδικασίας σε μικρότερες («ατομικές») εργασίες ή συναρτήσεις υποεπεξεργασίας και αποφασίζουν για την ακολουθία της εφαρμογής τους. Με έναν τέτοιο διαχωρισμό, η περιγραφόμενη διαδικασία θα είναι η διαδικασία ανώτατου επιπέδου. Η λεπτομέρεια της διαδικασίας υψηλού επιπέδου μπορεί να διαφέρει, αλλά θα πρέπει να είναι επαρκής για την κατανόηση του κοινού που θα χρησιμοποιήσει την περιγραφή σας.
Βήμα 2
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να περιγράψετε μια επιχειρηματική διαδικασία. Τα πιο δημοφιλή από αυτά είναι γραφικά, με τη βοήθεια διαγραμμάτων που γίνονται σε διάφορες συμβολές (η σημειογραφία είναι ένα σύνολο συμβόλων για να υποδηλώσει κάτι).
Οι πιο συνηθισμένοι τύποι σημειώσεων για την περιγραφή επιχειρηματικών διαδικασιών είναι οι IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) κ.λπ.
Για παράδειγμα, ας επικεντρωθούμε σε ένα διάγραμμα που γίνεται με τη σημείωση BPMN (Business Process Modeling Notation) χρησιμοποιώντας το εργαλείο PowerDesigner CASE (Εικ. 1). Τα κύρια στοιχεία του διαγράμματος είναι:
1. "Διαδικασία" (λειτουργία) - ένα ορθογώνιο στρογγυλεμένο στις γωνίες.
2. "Μετάβαση" - διαδικασίες σύνδεσης με βέλος.
3. «Λύση» - ένα διαμάντι που περιέχει μια ερώτηση που μπορεί να απαντηθεί μόνο «Ναι» ή «Όχι».
4. Συνθήκες - εκφράσεις κειμένου υπό τις οποίες πραγματοποιείται η μετάβαση από τη μία λειτουργία στην άλλη. Οι συνθήκες περικλείονται πάντα σε αγκύλες. Μερικές φορές είναι χρήσιμο να χωρίσετε το διάγραμμά σας σε "Ίχνη" - κάθετες ή οριζόντιες ενότητες που αντιπροσωπεύουν τα τμήματα της επιχείρησης ή τα άτομα που είναι υπεύθυνα για μια συγκεκριμένη λειτουργία. Σε αυτήν την περίπτωση, το εικονίδιο για αυτήν τη συνάρτηση πρέπει να βρίσκεται στην ενότητα. Εκτός από τα αναφερόμενα στοιχεία, το διάγραμμα μπορεί επίσης να περιέχει μια λίστα δεδομένων που εισάγονται ή εξάγονται στη διαδικασία, καθώς και συνδέσμους προς τους κανόνες ή κανονισμούς σύμφωνα με τους οποίους εκτελείται αυτή ή αυτή η λειτουργία. Ένα παράδειγμα της περιγραφής της επιχειρηματικής διαδικασίας "Έλεγχος παραγωγής προϊόντων" φαίνεται στο Σχ. 1. Είναι εύκολο να δούμε ότι αυτό το διάγραμμα είναι πολύ παρόμοιο με το διάγραμμα ροής του αλγορίθμου για την επίλυση του προβλήματος.
Βήμα 3
Μια γραφική περιγραφή μιας διαδικασίας μπορεί επίσης να συμπληρωθεί με μια περιγραφή κειμένου των συναρτήσεων υποεπεξεργασίας με τη μορφή πίνακα που περιέχει τις ακόλουθες στήλες: όνομα διαδικασίας, τμήμα (κάτοχος διαδικασίας), περιγραφή διαδικασίας, αποτέλεσμα εκτέλεσης διαδικασίας. Ένα παράδειγμα μιας τέτοιας περιγραφής φαίνεται στο Σχ. 2. Εάν αναμένεται περαιτέρω βελτιστοποίηση της περιγραφόμενης επιχειρηματικής διαδικασίας, τότε μπορεί να προστεθεί μια άλλη στήλη στον πίνακα που περιγράφει τις δυσκολίες ή τα μειονεκτήματα των λειτουργιών υπο-διαδικασίας που εκτελούνται αυτήν τη στιγμή.
