Η ροή εγγράφων στη λογιστική είναι η προετοιμασία ή η παραλαβή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, η ομαλή μετακίνηση τους ανά τμήματα, αποδοχή λογιστικής, υποχρεωτική επεξεργασία και μεταγενέστερη μεταφορά στο αρχείο. Σε οργανισμούς, η κίνηση των εγγράφων καθορίζεται από το πρόγραμμα ροής εγγράφων.
Για όλα τα κύρια έγγραφα στη λογιστική, υπάρχουν διάφορα στάδια της ροής εργασίας. Το πρώτο και κύριο είναι η προετοιμασία ενός λογιστικού εγγράφου αμέσως κατά τη στιγμή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του. Η καταγραφή της λειτουργίας της οικονομικής δραστηριότητας πραγματοποιείται σύμφωνα με τις καθιερωμένες απαιτήσεις. Όλοι οι υπάλληλοι που δημιούργησαν και υπέγραψαν τα κύρια έγγραφα είναι υπεύθυνοι για την ακρίβεια των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά τα έγγραφα.
Το δεύτερο στάδιο είναι η μεταφορά ολοκληρωμένων πρωτογενών λογιστικών εγγράφων στο λογιστικό τμήμα. Ο λογιστής είναι υποχρεωμένος να ελέγχει το περιεχόμενό του, την πληρότητα και την ορθότητα της σύνταξής του και, στη συνέχεια, να κάνει έναν αριθμητικό έλεγχο. Περαιτέρω, επεξεργάζονται τα πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα. Ταυτόχρονα, οι φυσικοί δείκτες μετατρέπονται σε νομισματικά μέτρα. Αυτή η διαδικασία ονομάζεται φορολογία ή τιμολόγηση.
Στη συνέχεια, τα έγγραφα επιλέγονται σύμφωνα με το οικονομικό τους περιεχόμενο (για παράδειγμα, μισθοδοσία, αποδείξεις και δαπάνες τελικών προϊόντων κ.λπ.) και περάστε την ανάθεση λογαριασμού. Σε αυτό το στάδιο, υποδεικνύουν την αντιστοιχία των λογιστικών λογαριασμών για αυτήν την επιχειρηματική συναλλαγή. Περαιτέρω, το πρωτεύον λογιστικό έγγραφο και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό για την επιχειρηματική συναλλαγή εγγράφονται στο λογιστικό μητρώο. Στη συνέχεια, τα έγγραφα πρέπει να σταλούν στο αρχείο για αποθήκευση.
Είναι ευθύνη του επικεφαλής λογιστή να καταρτίζει χρονοδιαγράμματα και σχήματα ροής εργασίας με βάση τις ιδιαιτερότητες των οικονομικών δραστηριοτήτων του οργανισμού. Το πρόγραμμα πρέπει να εγκριθεί από τον επικεφαλής του οργανισμού. Δεν υπάρχει ενοποιημένη φόρμα για ένα τέτοιο έγγραφο. Ωστόσο, υπάρχουν τα κύρια σημεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη σύνταξή του: το πρόγραμμα ροής εργασιών πρέπει να αντικατοπτρίζει τον βέλτιστο αριθμό τμημάτων για τη διαβίβαση κάθε πρωτεύοντος εγγράφου και να καθορίζει το ελάχιστο της παρουσίας του σε κάθε τμήμα.
Αυτή η τοπική κανονιστική πράξη συντάσσεται με τη μορφή διαγράμματος ή λίστας πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που πρέπει να υποβληθούν από τμήματα. Είναι επιτακτική η ένδειξη των ερμηνευτών. αντικατοπτρίζει ποια έγγραφα πρέπει να ανταλλάσσουν τα τμήματα και σε ποιο χρονικό πλαίσιο. Μια αποτελεσματικά οργανωμένη ροή εργασίας διασφαλίζει την έγκαιρη εκτέλεση των οικονομικών καταστάσεων.
Οι εργαζόμενοι του οργανισμού υποχρεούνται να συμμορφώνονται με τις καθορισμένες προθεσμίες για τη ροή εγγράφων. Ο επικεφαλής λογιστής παρακολουθεί τη συμμόρφωση με το πρόγραμμα.
