Η διοίκηση κάθε επιχείρησης πρέπει να λαμβάνει υπόψη πολλούς παράγοντες, τόσο εξωτερικούς όσο και εσωτερικούς, στις δραστηριότητές της. Δεν εκπληρώνονται όλα τα σχέδια όπως είχαν προβλεφθεί. Οι εργαζόμενοι, επιλύοντας τις ανατεθείσες εργασίες, μπορούν να κάνουν ακούσια λάθη ή να αποσυρθούν από τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο διαχειριστής πρέπει να εκτελεί λειτουργίες ελέγχου σε καθημερινή βάση.
Σε τι χρησιμεύει ο έλεγχος
Οι δραστηριότητες ενός οργανισμού, είτε πρόκειται για επιχειρηματική δομή είτε για κυβερνητικό ίδρυμα, πραγματοποιούνται συνεχώς σε ένα μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Μία από τις λειτουργίες της συσκευής διαχείρισης είναι να λαμβάνονται υπόψη τέτοιες αλλαγές και να γίνονται προσαρμογές στις διαδικασίες παραγωγής. Ταυτόχρονα, ο διευθυντής πρέπει να οργανώσει σωστά το προσωπικό και να τον παρακινήσει να εκτελέσει τρέχουσες και μελλοντικές εργασίες.
Ο τακτικός και προγραμματισμένος έλεγχος των δραστηριοτήτων των υφισταμένων αποτελεί αναπόσπαστη λειτουργία της διαχείρισης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εντοπίσετε έγκαιρα τις ελλείψεις στην εργασία των υπαλλήλων, να εντοπίσετε σφάλματα και εσφαλμένους υπολογισμούς. Δεν οφείλονται όλες οι διακοπές στη λειτουργία μιας επιχείρησης λόγω εσφαλμένων ενεργειών του προσωπικού. Μερικές φορές τα λάθη γίνονται από τους ίδιους τους διαχειριστές, για παράδειγμα, παραμορφώνοντας το νόημα των παραγγελιών που προέρχονται από πάνω.
Ο έλεγχος από τη θέση της διοίκησης είναι ένα σαφές και μελετημένο σύστημα μέτρων για την επαλήθευση της ορθότητας της εκτέλεσης των εντολών και των εντολών της διοίκησης. Αυτή η ιδέα περιλαμβάνει επίσης την παρακολούθηση της αυστηρής απόδοσης των εργαζομένων των λειτουργικών τους καθηκόντων. Σε έναν οργανισμό όπου ένα σημαντικό μέρος της εργασίας εκτελείται από ανθρώπους και όχι από μηχανές και μηχανισμούς, ο έλεγχος σχετίζεται άμεσα με την έννοια της εξουσίας και της διοικητικής ρύθμισης των δραστηριοτήτων.
Έλεγχος ως λειτουργία διαχείρισης
Το καθήκον του συστήματος ελέγχου είναι να καθορίσει ορισμένα πρότυπα βάσει των οποίων οι εργαζόμενοι πρέπει να καθοδηγούνται στις δραστηριότητές τους. Για να είναι αποτελεσματικός ο έλεγχος, απαιτούνται σημεία αναφοράς από τα οποία ο διευθυντής μπορεί να αξιολογήσει την απόδοση κάθε υπαλλήλου. Η διαφορά μεταξύ του προτύπου και της επιτευχθείσας απόδοσης πρέπει να είναι η βάση για την τροποποίηση των διαδικασιών εργασίας.
Οι λειτουργίες ελέγχου στη διαχείριση τίθενται σε ισχύ ήδη στο στάδιο του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Κατά την κατάρτιση σχεδίων εργασίας για τμήματα, οι διαχειριστές θα πρέπει να προβλέπουν μέτρα επαλήθευσης σε αυτά, αναφέροντας το χρονοδιάγραμμα της εφαρμογής τους και το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή. Η προγραμματισμένη φύση του ελέγχου καθιστά δυνατή τη διενέργεια ελέγχου των δραστηριοτήτων όχι κατά περίπτωση, αλλά με συστηματικό τρόπο.
Ο απώτερος στόχος του ελέγχου είναι η επίτευξη μιας κατάστασης στην οποία η διοίκηση του οργανισμού εστιάζεται στην πιο αποτελεσματική απόδοση των δεικτών απόδοσης. Κατά τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων ελέγχου, ο διευθυντής πρέπει να λαμβάνει υπόψη τα ψυχολογικά χαρακτηριστικά των μεμονωμένων υπαλλήλων και της ομάδας στο σύνολό της. Ένα λανθασμένα δομημένο σύστημα επιθεώρησης μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το προσωπικό, μπορεί να οδηγήσει σε μείωση των κινήτρων και αύξηση της έντασης.
