Μια επιχειρηματική επιστολή είναι το κύριο στοιχείο της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Η θετική εικόνα της εταιρείας εξαρτάται από τον αλφαβητισμό του εγγράφου που καταρτίστηκε. Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται από γραμματείς και βοηθητικά στελέχη της εταιρείας.
Σύνθεση επαγγελματικής επιστολής
Το γράψιμο μιας επαγγελματικής επιστολής έχει κατ 'ανάγκη έναν στόχο: να προσφέρει συνεργασία, να αυξήσει τις πωλήσεις στον οργανισμό, να επιταχύνει τη διαδικασία πληρωμής αγαθών, να υποβάλει αξιώσεις, να ευχαριστήσει κάτι, να ολοκληρώσει μια συμφωνία, να συγχαρώ. Η επιστολή πρέπει να συντίθεται με συγκεκριμένο σκοπό και να εκφράζεται όσο το δυνατόν περισσότερο σε αυτήν. Φροντίστε να μάθετε τα στοιχεία της εταιρείας στην οποία πρόκειται να στείλετε την επιστολή. Πρέπει να γνωρίζετε το μέγιστο για έναν πιθανό συνεργάτη.
Συχνά, οι εταιρείες στέλνουν πολλές επιστολές που προσφέρουν αγαθά ή υπηρεσίες, αλλά ταυτόχρονα υπάρχουν ελάχιστες πληροφορίες για τους παραλήπτες. Αυτό είναι το κύριο λάθος όλων των αρχάριων επιχειρηματιών. Εξάλλου, είναι πάντα πιο ευχάριστο για τον παραλήπτη μιας επιστολής να γνωρίζει ότι απευθύνεται προσωπικά. Η διεύθυνση ενός ατόμου με το όνομα είναι η βάση μιας επιτυχημένης επιστολής πωλήσεων, για παράδειγμα. Και ακόμη και αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, σε καμία περίπτωση, δεν μπορείτε να γράψετε τη θέση του ατόμου σε συντομευμένη έκδοση όταν αναφέρεται σε αυτόν.
Επιχειρηματικό σχέδιο επιστολών
Στην ιδανική περίπτωση, κάθε εταιρεία έχει το δικό της εμπορικό σήμα. Σε αυτό συντάσσεται μια επαγγελματική επιστολή. Το επιστολόχαρτο περιέχει πάντα το όνομα του οργανισμού, την πραγματική και νομική τοποθεσία, τις επαφές, τον ιστότοπο, τη διεύθυνση email, το λογότυπο και άλλες πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό. Περιθώρια επαγγελματικών επιστολών: κάτω, πάνω, δεξιά και αριστερά έχουν τυπικά μεγέθη. Το αριστερό περιθώριο είναι 3 cm καθώς όλα τα έγγραφα αποστέλλονται στην κατάθεση. Δεξί περιθώριο - 1,5 εκ. Εσοχή άνω και κάτω: 1 εκ.
Κάθε επαγγελματική επιστολή ξεκινά με έναν σύντομο και πιασάρικο τίτλο στη μέση. Ο τίτλος σίγουρα θα αποκαλύψει το περιεχόμενο του κειμένου. Η κεφαλίδα της επαγγελματικής επιστολής περιέχει: το όνομα της εταιρείας παραλήπτη με το πλήρες όνομα, καθώς και τη θέση του παραλήπτη (στην επάνω δεξιά γωνία). Η επάνω αριστερή γωνία κάτω από την κεφαλίδα είναι ένα μέρος για να υποδείξετε τον αριθμό και την ημερομηνία επιστολής εγγραφής (εξερχόμενη). Εάν μια επαγγελματική επιστολή γράφεται ως επιστολή απάντησης, τότε θα πρέπει να υποδείξετε σε ποιο έγγραφο απαντά αυτή η επιστολή. Η επικεφαλίδα μιας επαγγελματικής επιστολής αναφέρεται μετά την ημερομηνία και τον αριθμό του εγγράφου. Η υπογραφή του αποστολέα αναφέρεται στο τέλος της επιστολής. Επίσης, πρέπει να γραφτεί το πλήρες όνομα και η θέση.
Εάν η επιστολή περιέχει οικονομικά στοιχεία σχετικά με την εταιρεία, τότε η υπογραφή του επικεφαλής λογιστή πρέπει επίσης να βρίσκεται στο κάτω μέρος. Η σειρά των υπογραφών έχει ως εξής: πρώτον, την υπογραφή του γενικού διευθυντή και κάτω από αυτήν ο επικεφαλής λογιστής. Επίσης, στο τέλος της επιστολής, η επίσημη σφραγίδα του οργανισμού τοποθετείται στην υπογραφή. Το Times New Roman 12ο μέγεθος και η απλή απόσταση είναι το πρότυπο για την επίσημη αλληλογραφία των επιχειρήσεων. Είναι συνηθισμένο να στέλνετε μια επαγγελματική επιστολή, η οποία είναι μια σοβαρή πρόταση, μέσω ταχυδρομείου και όχι μέσω φαξ ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο κούριερ παραδίδει προσωπικά την επιστολή στον διευθυντή ή τον γραμματέα. Μια τέτοια επιστολή πρέπει να παραδοθεί σε ένα μεγάλο φάκελο της εταιρείας, ο οποίος τυπώνεται με τυπογραφική μέθοδο. Όλα αυτά λειτουργούν για να δημιουργήσουν μια ευνοϊκή εικόνα της εταιρείας.
