Η συμμετοχή σε εκθέσεις και εκθέσεις είναι ένας σημαντικός μηχανισμός για την προώθηση ενός προϊόντος ή υπηρεσίας οποιουδήποτε οργανισμού στην αγορά. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η προετοιμασία για τη συμμετοχή πρέπει να πραγματοποιείται με τρόπο ιδιαίτερης σημασίας. Δεν υπάρχουν μικροπράγματα σε αυτήν τη δραστηριότητα, επειδή κάθε λεπτομέρεια που εκτίθεται σε μεγάλους κύκλους του κοινού μπορεί να έχει τόσο θετικά όσο και αρνητικά αποτελέσματα.
Κατά κανόνα, η οργάνωση της παρουσίασης της εταιρείας σε εκθέσεις εμπίπτει στους τομείς των δημοσίων σχέσεων, των κέντρων Τύπου, καθώς και άλλων διαρθρωτικών τμημάτων που εμπλέκονται σε εκθέσεις και θεμιτές δραστηριότητες. Εάν δεν υπάρχουν τέτοια αποθέματα εργασίας, τότε ολόκληρη η εταιρεία συμμετέχει στον οργανισμό, από τη διεύθυνση έως το προσωπικό του γραφείου.
Σε μεγάλο βαθμό, η παρουσίαση μιας εταιρείας εξαρτάται από τη φύση της έκθεσης. Οι βιομηχανικές εκδηλώσεις, κατά κανόνα, συγκεντρώνουν στοιχεία ενός συγκεκριμένου επιχειρηματικού τομέα: εμπόριο, κατασκευές, επιστημονική δραστηριότητα κ.λπ. Έτσι, η εταιρεία θα πρέπει να είναι έτοιμη να δει τα επιτεύγματα των συνεργατών και των ανταγωνιστών της σε γειτονικά περίπτερα. Η συχνότητα της έκθεσης επηρεάζει επίσης τον τρόπο σχεδιασμού του περιπτέρου. Για ετήσιες εκδηλώσεις, είναι απαράδεκτο να χρησιμοποιείτε ξεπερασμένο υλικό παρουσίασης που αναπτύχθηκε με βάση άσχετες πληροφορίες.
Η διαδικασία προετοιμασίας για την έκθεση ξεκινά αρκετούς μήνες πριν από την έναρξη της. Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός υλικού παρουσίασης είναι η σύνταξη μιας έννοιας. Αυτό το σχέδιο σχηματικής συμμετοχής περιλαμβάνει μια λίστα υλικού παρουσίασης: περίπτερα, πανό, προϊόντα βίντεο και ήχου, φυλλάδια και άλλα φυλλάδια. Το αρχείο της συμμετοχής στην έκθεση, το οποίο καταρτίζεται από τα τμήματα δημοσίων σχέσεων, θα επιτρέψει την προετοιμασία της βέλτιστης ποσότητας υλικού. Ταυτόχρονα, εγκρίνεται η εκτίμηση κόστους για την παραγωγή υλικών παρουσίασης.
Σε αυτό το στάδιο, είναι σημαντικό να προσδιοριστούν τα πλεονεκτήματα της εταιρείας, δηλαδή το προϊόν ή την υπηρεσία του. Τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα πρέπει να κοινοποιούνται σαφώς στους πιθανούς καταναλωτές μέσω υλικού παρουσίασης - φυλλάδια, πανό, βίντεο κλιπ. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ειδικές εγκαταστάσεις βάσεων που μπορούν να γίνουν κατόπιν αιτήματος του πελάτη - ένα μοντέλο νέου εξοπλισμού ή ένα οπτικό πανόραμα των υλικών που κατασκευάζονται. Εάν μια εταιρεία παράγει άθραυστα πιάτα, τότε σε μια εξειδικευμένη έκθεση θα ήταν σκόπιμο να αποδειχθεί η ποιότητα του προϊόντος, δίνοντας σε οποιονδήποτε την ευκαιρία να προσπαθήσει να βλάψει το προϊόν.
Επιπλέον, θα ήταν ηθικά σωστό να προβλεφθεί η δυνατότητα μιας μακράς συνομιλίας μεταξύ ενός ενδιαφερόμενου επισκέπτη της έκθεσης και ενός εκπροσώπου της εταιρείας. Πρέπει να εγκατασταθεί ένα μπλοκ με σημειώσεις και στυλό στη βάση, ώστε ο καθένας να μπορεί να κάνει σημειώσεις κατά τη λήψη των απαραίτητων πληροφοριών. Είναι επιθυμητό να επισημαίνονται αυτά τα αξεσουάρ με το λογότυπο της εταιρείας.
Το δεύτερο βήμα είναι να επεξεργαστείτε πρόχειρες επιλογές για πανό και εγκαταστάσεις βάσεων. Κατά κανόνα, αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας ένα εταιρικό συνδυασμό χρωμάτων, γραμματοσειράς και λογότυπου. Τα μεγέθη όλων των περιπτέρων κατασκευάζονται ή αγοράζονται λαμβάνοντας υπόψη το μέγεθος του κελιού παρουσίασης.
Το επόμενο στάδιο είναι η επιλογή προσωπικού για εργασία στο περίπτερο. Συχνά η παρουσίαση πραγματοποιείται από τους υπαλλήλους της εταιρείας. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι οι ειδικοί μπορούν να μιλήσουν ικανοποιητικά για τις δραστηριότητες του οργανισμού και, εάν είναι απαραίτητο, να απαντήσουν σε ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι επισκέπτες της έκθεσης. Πρόσθετοι υπάλληλοι για συμμετοχή στην παρουσίαση μπορούν να προσληφθούν ως έξτρα για τη διανομή φυλλαδίων, τη συμπλήρωση ερωτηματολογίων κ.λπ.
Η αποτελεσματικότητα της συμμετοχής καθορίζεται από έναν απλό υπολογισμό του όγκου των καθιερωμένων συνεργασιών. Όσο υψηλότερο είναι το ενδιαφέρον των επισκεπτών της έκθεσης στη διάταξη της παρουσίασης, τόσο μεγαλύτερη είναι η επίδραση της συμμετοχής της εταιρείας στην εκδήλωση. Επομένως, είναι καλύτερο να υποβληθεί μια από τις πρώτες αιτήσεις συμμετοχής στην έκθεση, έτσι ώστε ο συμμετέχων να έχει την πρώτη ευκαιρία να επιλέξει τη θέση του περιπτέρου. Επιπλέον, δεν πρέπει να αρνηθείτε τις προσφορές των διοργανωτών της έκθεσης να ενεργήσουν ως ειδικός συνεργάτης της εκδήλωσης. Αυτό το πλεονέκτημα θα αυξήσει τον αριθμό των περιστροφών του ονόματος του οργανισμού κατά τη διάρκεια της έκθεσης και θα έχει επίσης θετική επίδραση στην εικόνα της εταιρείας.
