Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, σχεδόν κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει σφραγίδα. Ωστόσο, αυτό εξαρτάται από τη μορφή ιδιοκτησίας. Οι εταιρικές σχέσεις και οι εταιρείες με πρόσθετη ευθύνη εξαιρούνται από αυτήν την απαίτηση. Απαιτείται παρουσία σφραγίδας στο προσωπικό, νομικά και νομικά έγγραφα, όπου υπάρχει η υπογραφή του υπαλλήλου.
Η παρουσία σφραγίδας είναι υποχρεωτική σε συμφωνίες, συμβόλαια. Υπογράφονται από τον διευθυντή του οργανισμού ή άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Χωρίς πιστοποίηση με σφραγίδα, ενδέχεται να ακυρωθεί. Κατά τη σύναψη σύμβασης εργασίας, οι εργαζόμενοι πρέπει να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή στην παρουσία του αποτυπώματος.
Η παρουσία σφραγίδας σε παραγγελίες εισδοχής, απόλυσης, μεταφοράς είναι προαιρετική. Στην πράξη, όμως, έχει αναπτυχθεί μια διαφορετική κατάσταση, ότι το αποτύπωμά του είναι τοποθετημένο όπου υπάρχει η υπογραφή του επικεφαλής της επιχείρησης. Όταν ένας υπάλληλος ζητά ένα αντίγραφο ενός βιβλίου εργασίας, μια εντολή αποδοχής / απόλυσης, τότε είναι απαραίτητο να γράψετε τη λέξη "True" ή "Το αντίγραφο είναι σωστό" σε αυτήν, να αναφέρετε τον τίτλο του υπαλλήλου, το επώνυμό του, αρχικά. Ο υπάλληλος προσωπικού πρέπει να τοποθετήσει μια προσωπική υπογραφή και ένα αποτύπωμα της σφραγίδας της εταιρείας ή του τμήματος προσωπικού, το οποίο πρέπει να τοποθετηθεί έτσι ώστε να μην κλείσει η υπογραφή, καθώς στο μέλλον ενδέχεται να υπάρχουν προβλήματα με τη σύγκριση. Είναι γενικά αποδεκτό ότι η σφραγίδα πρέπει να βρίσκεται στο μέρος του τίτλου της θέσης.
Οι καταχωρήσεις στη σελίδα τίτλου του βιβλίου εργασίας, καθώς και στο εσωτερικό τους, πρέπει να είναι πιστοποιημένες με τη σφραγίδα της επιχείρησης ή του προσωπικού. Όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί από τον οργανισμό, μεταφέρεται σε άλλη θέση ή σε άλλο εργοδότη, το αποτύπωμά της πρέπει να είναι παρόν. Η σφραγίδα πρέπει να τοποθετείται έτσι ώστε η υπογραφή και η μεταγραφή του αξιωματούχου να είναι ευανάγνωστες.
Κατά την αλλαγή των προσωπικών δεδομένων ενός ειδικού, πρέπει να γίνει καταχώριση στο βιβλίο εργασίας του που να επιβεβαιώνει αυτό το γεγονός. Ένα τέτοιο αρχείο πρέπει να πιστοποιείται με σφραγίδα. Το όνομα της εταιρείας σε αυτό πρέπει να αντιστοιχεί στο όνομα της εταιρείας στο χάρτη ή σε άλλο συστατικό έγγραφο. Εάν έχει πραγματοποιηθεί μετονομασία, πρέπει να καταγραφεί, να πιστοποιηθεί με νέα σφραγίδα του οργανισμού.
Η παρουσία σφραγίδας είναι υποχρεωτική κατά τη σύναψη συμβάσεων που έχουν νομική, νομική ισχύ. Οι μόνες εξαιρέσεις είναι περιπτώσεις που απαιτούν συμβολαιοποίηση.
