Πριν από την προετοιμασία των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων, εκτελούνται πολλές προπαρασκευαστικές εργασίες. Στο τέλος της περιόδου αναφοράς, όλοι οι επιχειρησιακοί λογαριασμοί είναι κλειστοί, ελέγχεται η ορθότητα των καταχωρήσεων σε συνθετικούς και αναλυτικούς λογαριασμούς, πραγματοποιείται απογραφή των περιουσιακών στοιχείων και των υποχρεώσεων και κλείνουν τα περιοδικά και το γενικό βιβλίο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Το γενικό βιβλίο ανοίγει κάθε χρόνο. Κάθε γραμμή του βιβλίου αντιστοιχεί σε έναν συγκεκριμένο μήνα, κάθε λογαριασμός έχει το δικό του spread. Ο κύκλος εργασιών πίστωσης μεταφέρεται στο γενικό καθολικό κάθε μήνα, κατανεμημένος ανά λογαριασμό προς χρέωση. Επιπλέον, καταγράφει τον συνολικό κύκλο εργασιών χρέωσης. Αφού εισαχθούν όλα τα ποσά, ελέγχουν ότι ο κύκλος εργασιών χρεωστικών και πιστωτικών είναι ίδιος. Εάν παραβιάζεται η ισότητα, θα πρέπει να αναζητήσετε σφάλμα κατά τη μεταφορά δεδομένων από περιοδικά παραγγελιών ή αρχεία σε αυτά.
Βήμα 2
Μετά τον έλεγχο των δεδομένων, τα χρεωστικά και πιστωτικά υπόλοιπα εμφανίζονται για όλους τους λογαριασμούς. Ωστόσο, να θυμάστε ότι οι ενεργοί λογαριασμοί έχουν χρεωστικό υπόλοιπο. Υπολογίζεται ως το άθροισμα του εναρκτήριου χρεωστικού υπολοίπου και του χρεωστικού κύκλου εργασιών, κατόπιν αφαιρείται ο κύκλος εργασιών της πίστωσης. Οι παθητικοί λογαριασμοί έχουν πιστωτικό υπόλοιπο. Βρίσκεται ως εξής: το υπόλοιπο του δανείου στην αρχή του μήνα συν τον κύκλο εργασιών του δανείου μείον τον κύκλο εργασιών.
Βήμα 3
Εκτός από την ισότητα των κύκλων εργασιών, κατά τη συμπλήρωση του γενικού καθολικού, πρέπει να τηρείται η ισότητα των λογαριασμών, δηλαδή Το συνολικό υπόλοιπο όλων των χρεωστικών λογαριασμών πρέπει να είναι ίσο με το συνολικό πιστωτικό υπόλοιπο των λογαριασμών. Εάν τηρηθεί αυτή η ισότητα, τα υπάρχοντα πιστωτικά και χρεωστικά υπόλοιπα μεταφέρονται στον ισολογισμό.
Βήμα 4
Οι πληροφορίες από τα περιοδικά παραγγελιών μεταφέρονται στο γενικό καθολικό ξεκινώντας από τον κύκλο εργασιών πίστωσης, δηλ. Πρώτον, το σύνολο του κύκλου εργασιών στην πίστωση της περιοδικής παραγγελίας καταγράφεται στη στήλη "Κύκλος εργασιών πίστωσης". Αυτά τα ποσά διαγράφονται ξεχωριστά και καθώς υπάρχουν αρχεία μεμονωμένων ποσών στη χρέωση λογαριασμών που αντιστοιχούν στην πίστωση του λογαριασμού που αναφέρεται στο ημερολόγιο παραγγελιών, αφαιρούνται σταδιακά. Αυτή η διαδικασία πλήρωσης καθιστά δυνατή την παρακολούθηση της ορθότητας των καταχωρήσεων σε λογαριασμούς στο γενικό καθολικό, καθώς το ποσό που αντικατοπτρίζεται στην πίστωση ενός λογαριασμού πρέπει απαραίτητα να είναι ίσο με τα ποσά στη χρέωση των αντίστοιχων λογαριασμών.
