Τα τραπεζικά έγγραφα αποθηκεύονται κατά τύπο σε ξεχωριστούς φακέλους και πιο συχνά με χρονολογική σειρά. Η επιλογή γίνεται από τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για τη διαμόρφωση της τεκμηρίωσης. Μια ειδική προμήθεια ασχολείται με την καταστροφή των εγγράφων που έχουν λήξει.
Η αποθήκευση τραπεζικών εγγράφων πραγματοποιείται τόσο από τις ίδιες τις τράπεζες όσο και από τους οργανισμούς που τηρούν τους λογαριασμούς. Η σειρά αποθήκευσης σε ένα ίδρυμα μπορεί να διαφέρει ελαφρώς από τη σειρά αποθήκευσης σε άλλο ίδρυμα.
Πώς αποθηκεύονται τα τραπεζικά έγγραφα σε οργανισμούς
Έγγραφα από την τράπεζα που βρίσκονται στον οργανισμό επιβεβαιώνουν τη διεξαγωγή νομισματικών συναλλαγών και απεικονίζονται στα λογιστικά αρχεία. Τόπος αποθήκευσης είναι το λογιστικό τμήμα, του οποίου οι υπάλληλοι μπορούν να διαιρέσουν όλα τα χαρτιά ανά τύπο σε ξεχωριστούς φακέλους στο πλαίσιο των λογαριασμών και των τραπεζών. Εάν μια επιχείρηση έχει πολλούς τρέχοντες λογαριασμούς, τότε δημιουργείται ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έναν, εάν ένας λογαριασμός νομίσματος, τότε το νόμισμα του λογαριασμού εμφανίζεται στο εξώφυλλο και στη ράχη. Η χρονολογική σειρά χρησιμοποιείται για την καταγραφή δηλώσεων για κάθε λογαριασμό. Κάθε δήλωση έχει ένα συνδετικό υλικό που αποτελείται από έγγραφα πληρωμής και αιτιολογήσεις πληρωμής για κάθε ημέρα συναλλαγής.
Δημιουργείται ξεχωριστός φάκελος για τιμολόγια επί πληρωμή. Τα έγγραφα ελέγχου νομίσματος αποθηκεύονται σε ξεχωριστούς φακέλους, όπου μπορείτε να βρείτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με την εργασία με λογαριασμούς νομισμάτων. Μιλάμε για διαβατήρια συναλλαγών, πιστοποιητικά επιβεβαίωσης εργασιών ή υπηρεσιών που εκτελούνται, πιστοποιητικά συναλλαγών συναλλάγματος και άλλα. Εάν ο όγκος της τεκμηρίωσης είναι μικρός, θα υπάρχουν αρκετοί καταχωρητές που θα δείχνουν τον αριθμό, το ποσό και την ημερομηνία του εγγράφου.
Πώς αποθηκεύονται τα έγγραφα σε εμπορικές τράπεζες
Αυτά τα ιδρύματα αποθηκεύουν έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις χρηματοοικονομικές δραστηριότητες της τράπεζας και τα έγγραφα διακανονισμού και πληρωμής των πελατών. Η ευθύνη γι 'αυτούς βαρύνει τον διευθυντή και τον επικεφαλής λογιστή. Τόσο τα έντυπα όσο και τα ηλεκτρονικά έγγραφα υπόκεινται σε αποθήκευση. Τα χαρτιά φυλάσσονται σε ειδική εγκατάσταση αποθήκευσης, για πρόσβαση στην οποία πρέπει να λάβετε ειδική άδεια. Η άδεια πρέπει να υπογραφεί από τον επικεφαλής λογιστή ή τον αναπληρωτή του.
Η αρχειοθέτηση της τεκμηρίωσης του μνημείου πραγματοποιείται καθημερινά, γι 'αυτό δημιουργείται ένας ξεχωριστός φάκελος, στον οποίο τα έγγραφα αποθηκεύονται επίσης με χρονολογική σειρά. Η επιλογή πραγματοποιείται από έναν υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για τη σωστή διαμόρφωση οικονομικών εγγράφων. Άλλοι φάκελοι αποτελούνται από χρηματοοικονομικά χαρτιά και χαρτιά που αντικατοπτρίζουν πληροφορίες σχετικά με τις καταθέσεις πελατών. Τα έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργίες με πολύτιμα μέταλλα αρχειοθετούνται σε ξεχωριστούς φακέλους.
Η ανάγκη τοποθέτησης ορισμένων τύπων εγγράφων σε διαφορετικούς φακέλους οφείλεται στο γεγονός ότι κάθε χαρτί έχει τη δική του διάρκεια ζωής. Αυτό ισχύει επίσης για την αποθήκευση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή. Για την καταστροφή εγγράφων με μια περίοδο αποθήκευσης που έχει λήξει, συγκεντρώνεται μια ειδική προμήθεια, τα μέλη της οποίας εξετάζουν κάθε χαρτί και, στη συνέχεια, συμπληρώνουν μια ειδική πράξη, η οποία επιβεβαιώνει ότι καταστράφηκαν έγγραφα με λήξη περιόδου αποθήκευσης.
