Ξεκινώντας την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας, είμαστε όλοι αντιμέτωποι με τη βασική απαίτηση του ISO 9001-2008 για τον οργανισμό να εφαρμόσει μια προσέγγιση διαδικασίας στη διαχείριση. Η εφαρμογή της προσέγγισης της διαδικασίας θα απαιτήσει σημαντικές προσπάθειες από τον διευθυντή του οργανισμού, αλλά το αποτέλεσμα αυτής της εφαρμογής δεν θα παραμείνει απαρατήρητο.
Το πρώτο βήμα είναι να παρουσιάσει το έργο ολόκληρου του οργανισμού ως ένα σύνολο διαφόρων δραστηριοτήτων για τη μετατροπή των προσδοκιών, των αναγκών και των απαιτήσεων των πελατών τους στο προϊόν (υπηρεσία) που χρειάζονται. Προκειμένου το έργο του οργανισμού να συντονιστεί και να οδηγήσει στα επιθυμητά αποτελέσματα, όλες οι δραστηριότητες του οργανισμού πρέπει να παρουσιάζονται ως διαδικασίες που μετατρέπουν τις εισόδους (υλικά, πληροφορίες κ.λπ.) σε αποτελέσματα (προϊόντα, υπηρεσίες, επεξεργασμένες πληροφορίες κ.λπ.) …
Για κάθε επιλεγμένη διαδικασία, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ποιοι πόροι (νομισματικοί, υλικοί, άνθρωποι, κ.λπ.) θα πρέπει να παρέχονται και ποιο είναι το συγκεκριμένο αποτέλεσμα κάθε διαδικασίας. Όσον αφορά τα αποτελέσματα της διαδικασίας, πρέπει να σημειωθεί ότι όσο πιο ξεκάθαρες διατυπώνονται οι απαιτήσεις για το αποτέλεσμα, τόσο ευκολότερο θα είναι για το προσωπικό να συνειδητοποιήσει τον βαθμό συμβολής τους στις δραστηριότητες του οργανισμού και όσο πιο διαφανές είναι ολόκληρος ο οργανισμός σύστημα διαχείρισης θα είναι.
Για να καταστεί δυνατή η διαχείριση της διαδικασίας, εκχωρείται κάτοχος διαδικασίας Ο κάτοχος της διαδικασίας είναι το άτομο που διαχειρίζεται τη διαδικασία και είναι υπεύθυνο για την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος της διαδικασίας.
Για να καταστεί δυνατή η συνεχής βελτίωση, ο οργανισμός θα πρέπει να μπορεί να συσσωρεύει και να αναλύει συστηματικά δεδομένα σχετικά με την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των διαδικασιών εκ των προτέρων.
Αφού ολοκληρωθεί το μεθοδολογικό μέρος των εργασιών για την εφαρμογή της προσέγγισης της διαδικασίας, μπορείτε να ξεκινήσετε πρακτικές ενέργειες. Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να πραγματοποιούνται οι κατάλληλες ενημερώσεις του προσωπικού σχετικά με την προσέγγιση της διαδικασίας, να απαιτούνται τα αποτελέσματα των διαδικασιών, να διασφαλίζεται ότι το προσωπικό κατανοεί τη σχέση όλων των διαδικασιών της οργάνωσης και τη σημασία κάθε διαδικασίας στη συνολική απόδοση του οργάνωση.
Προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμετοχή του προσωπικού στη διαδικασία της συνεχούς βελτίωσης των δραστηριοτήτων του οργανισμού, αξίζει να επεξεργαστούμε εκ των προτέρων ένα κατάλληλο σύστημα κινήτρων προσωπικού που καθοδηγεί το προσωπικό να επιτύχει τα απαιτούμενα αποτελέσματα των διαδικασιών.
