Οποιαδήποτε μετακίνηση εμπορευμάτων από προμηθευτή σε καταναλωτή πρέπει να τεκμηριώνεται σωστά · για αυτό, χρησιμοποιούνται ορισμένα έγγραφα αποστολής που ρυθμίζουν τους κανόνες μεταφοράς και τους όρους παράδοσης των αγαθών.
Οδηγίες
Βήμα 1
Η σημείωση αποστολής ανήκει στα έγγραφα αποστολής, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως παραλαβές και χρεωστικές παραγγελίες. Αυτό το έγγραφο πρέπει να μορφοποιηθεί σωστά. Το τιμολόγιο πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με το προϊόν, την ποσότητα, την τιμή για κάθε είδος και το συνολικό ποσό, τον αριθμό και την ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου. Η φορτωτική συντάσσεται από τα υπεύθυνα πρόσωπα όταν τα εμπορεύματα απελευθερώνονται στην αποθήκη και όταν παραλαμβάνονται στην εμπορική οργάνωση, πρέπει να πιστοποιείται με στρογγυλές σφραγίδες του προμηθευτή και του παραλήπτη.
Βήμα 2
Η καταχώριση των παραληφθέντων εμπορευμάτων πραγματοποιείται βάσει του όρου 2.1. "Μεθοδολογικές συστάσεις για τη λογιστική και την καταγραφή των πράξεων παραλαβής, αποθήκευσης και απελευθέρωσης αγαθών σε εμπορικούς οργανισμούς" Όλα τα συνοδευτικά έγγραφα (τιμολόγιο, δελτίο αποστολής κ.λπ.) είναι σφραγισμένα και όλες οι αποδείξεις καταγράφονται στο "Εφημερίδα παραλαβής αγαθών", το οποίο αναφέρει το όνομα, τον αριθμό και την ημερομηνία του παραστατικού παραλαβής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με το προϊόν. Μετά την αποδοχή των εμπορευμάτων, τα δεδομένα στα συνοδευτικά έγγραφα δεν μπορούν πλέον να αναθεωρηθούν. Τα αγαθά πρέπει να κεφαλαιοποιούνται την ημέρα της παραλαβής τους, διαφορετικά, σημειώνεται στην έκθεση εμπορευμάτων μια σημείωση στην οποία αναφέρονται οι λόγοι για την αδυναμία απόσπασης των αγαθών την ημέρα της πραγματικής παραλαβής τους.
Βήμα 3
Σε περίπτωση που τα παραληφθέντα αγαθά δεν αντιστοιχούν στον κατάλογο ντοκιμαντέρ, γίνεται δεκτό από ειδική επιτροπή και καταρτίζεται ένας "Νόμος Αποδοχής". Εάν οι αποκλίσεις σχετίζονται με την ποσότητα και την ποιότητα των αγαθών, συντάσσεται ένας «Νόμος για τον προσδιορισμό των αποκλίσεων στην ποιότητα και την ποσότητα κατά την αποδοχή των ειδών απογραφής», με την παρουσία των εκπροσώπων του προμηθευτή και του ουσιαστικά υπεύθυνου ατόμου. Εάν βρεθεί πλεόνασμα αγαθών, τότε η παρουσία εκπροσώπων του προμηθευτή είναι προαιρετική.
